Sgc 65 Gestionnaire-Instructeur - Secrétaire Administratif H/F Fonction publique de l'État
Hautes-Pyrénées - 65 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Groupe RIFSEEP : 3
Vos activités principales :
Le (la) secrétaire administratif(ve) a pour mission d'assister le chef du service immobilier et logistique et son adjoint dans la gestion administrative des dossiers relevants de l'immobilier, de la logistique, de la gestion automobile et du courrier, sur le périmètre de l'administration territoriale de l'État (ATE), au profit de la préfecture, des deux sous-préfectures et des deux directions départementales interministérielles (DDT et DDETSPP).
Contribuer à la mise en oeuvre des tâches administratives du service. :
- Assurer un appui administratif de premier niveau auprès du chef de service et de son adjoint.
Gestion administrative des achats :
- Assurer le suivi et la mise en oeuvre de la politique d'achats de l'État
- Suivre les dépenses sur tableur
- Enregistrer les devis et les transmettre au service budget finances pour engagement
- Garantir des bonnes pratiques d'achats de l'État (conformité des devis, assistance aux services) en lien avec la plateforme régionale achat et le contrôleur interne financier.
- Établir un suivi rigoureux des abonnements, des marchés locaux, régionaux et nationaux
- Saisir les marchés dans PLACE (plateforme des achats de l'État)
- Assurer la liaison avec le pôle logistique (recensement et mise en oeuvre des marchés)
- Tenir l'inventaire des matériels et équipements supérieurs à 100€
Gestion administrative de l'immobilier :
- Planifier les contrôles réglementaires sur le périmètre de l'administration territoriale de l'État (ATE) et réaliser le classement des rapports dématérialisés reçus.
- Mettre à jour les renseignements des applications de gestion immobilière RT- OAD -OSFI- OPERAT
- Suivre les consommations de fluides sur les applications OSFI et RT
- Suivre le plan immobilier de l'État et du plan de transformation écologique - en intégrant les exigences liées au développement durable dans les opérations de travaux et d'achats (performance énergétique...)
- Assurer le suivi administratif des contrats d'entretien et de maintenance
- Suivre la boîte mail fonctionnelle : ****@****.**
Il s'agit d'une liste générale des activités/tâches. L'agent pourra être amené :
- À exercer des activités/tâches qui ne sont pas mentionnées dans la fiche de poste dans le cadre
- À venir en renfort au sein des autres missions du service
Le profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences budgétaires et comptables
Avoir des compétences en informatique - bureautique
Connaître l'environnement professionnel
Röle des acteurs intervenant sur ces procédures
Niveau pratique requis
Savoir-faire
Savoir appliquer la réglementation
niveau pratique requis
Savoir travailler en équipe
Savoir s'organiser dans un calendrier contraint
Savoir analyser
Savoir rédiger
Niveau maîtrise requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
respect des règles de confidentialité
niveau maîtrise requis
Réactiivité
Niveau maîtrise requis
Autonomie
Niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter
Niveau maîtrise requis
- Hautes-Pyrénées - 65
- Fonctionnaire
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