Assistant de Direction RH H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Au cur du département de l'Ain, en Auvergne-Rhône-Alpes, le Centre hospitalier de Bourg en Bresse (CHB) compte 372 lits de Médecine Chirurgie et Obstétrique. Il comprend également un Établissement d'hébergement pour personnes âges dépendantes et une unité de soins longues durées. Plus de 2 000 professionnels interviennent au sein des 7 pôles d'activités : Médecin, Chirurgie, Cancérologie, Soins Critiques, Mère-Enfant, Gériatrie, Transversal et Support.

LE POSTE :
Activités principales :
- Accueil physique des personnes
- Organisation de réunions, de rencontres, d'entretiens
- Organisation des déplacements professionnels
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages téléphoniques
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Participation à la gestion des instances, notamment du Comité social d'établissement et de la formation spécialisée : convocation, documents préparatoires, prises de note,
rédaction du compte-rendu...
- Constitution des dossiers préparatoires instruits par le DRH
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Suivi des dossiers courants
- Suivi des mouvements de grève : note d'information lorsqu'un préavis de grève est déposé, gestion des assignations en lien avec les agents de la DRH
- Suivi des conventions de mise à disposition, en lien avec les AAH et les agents du service Carrière et Rémunération
- Classement et archivage
- Remplacement ponctuel au secrétariat de la Direction des Soins
Conditions d'exercice :
Horaires : 8h30 16h30 ou 9h30 17h30 (Participation à la permanence administrative)
Contrat : CDI

PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences spécifiques requises :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Élaborer, adapter le planning de travail et de rendez-vous
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des courriers, des notes, des documents et des rapports
- Dextérité et précision dans la prise de note à l'occasion d'instances ou d'entretiens, si possible sous format informatique
- Connaître l'organisation interne de l'établissement
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Gérer son travail de manière autonome
- Avoir le sens de l'organisation et des priorités
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Savoir rendre compte
- Utiliser les outils bureautiques
Diplôme requis : BTS Assistant(e) de direction
Expérience sur un poste similaire souhaitée.
NOTES : Remplacement