Gestionnaire Ecole Doctorale Biospc 562 H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Détail du poste

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous l'autorité fonctionnelle du directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire d'école doctorale a pour mission d'assurer la gestion administrative, pédagogique, financière et logistique de l'école doctorale, en lien avec le Collège des Ecoles Doctorales et dans le respect de la réglementation. Il/elle assurera en outre des missions de communication en vue de valoriser les activités de l'école doctorale.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Gestion administrative et pédagogique :
- Assurer le secrétariat administratif de l'école doctorale : accueil, permanence téléphonique et électronique (en français et anglais), convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus
- Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s'appuyant sur la réglementation en vigueur :
- Valider les candidatures sur la plateforme E-candidat
- Recenser les conventions de formation
- Réceptionner et vérifier les dossiers de soutenance
- Suivre des comités de thèse
- Gérer les offres de formations internes et le portfolio
- Assurer un rôle d'interface et de coordination avec les différents services administratifs de l'université
- Assurer le lien entre la direction de l'école doctorale et les différents partenaires (doctorants, équipes d'accueil, directeurs de thèse...)
- Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (2 UFRs, Universités, Collège des écoles doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO...
- Participer à l'organisation de forums, congrès, journées de l'école doctorale, réunions d'entrée et de sortie

Suivi du financement des doctorants :
- Mettre en place de recrutement des doctorants contractuels
- Suivre les différents appels d'offre pour les financements de thèse
- Gérer et proposer des formations en liaison avec le Département des formations du CED

Gestion financière :
- Suivre les missions et les engagements
- Suivre l'exécution budgétaire en lien avec la plateforme financière

Mise à jour et suivi de données :
- Suivre les indicateurs définis par l'HCERES et la direction de l'école doctorale (taux encadrement, taux de réussite)
- Suivre les abandons de thèses
- Mettre en place des actions de prévention pour réduire la durée de thèse

Communication :
- Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques
- Mettre à jour le site Web, la brochure de l'école doctorale et le vademecum