Assistant Administratif Travaux H/F BPH Rénovation

Cibler des marchés de niche et offrir à nos clients des services à haute valeur ajoutée, telle est la mission qui anime le Groupe Beaudeux depuis plus de 100 ans ! Structure familiale, spécialisée dans l'univers du second oeuvre en bâtiment (18 sociétés, 450 collaborateurs répartis dans les Hauts-de-France et en région parisienne, 90 M€ de chiffre d'affaires), le Groupe Beaudeux poursuit sa stratégie de développement et construit un modèle humain fondé sur l'autonomie, la prise d'initiative et la solidarité.

L'une de nos entreprises, BPH (Métropole lilloise, 15 personnes, 8 millions d'€ de CA) est spécialisée dans l'ingénierie de chantiers de réhabilitation TCE en sites occupés à destination des bailleurs sociaux. Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons notre futur Assistant administratif travaux (H/F), poste à pourvoir dès que possible en CDI, à temps partiel (28H/semaine).

Vous aimez faire avancer des dossiers de travaux du premier appel jusqu'à la facture ?

Chez BPH Rénovation, vous gérez les demandes des bailleurs sociaux et le suivi des interventions des sous-traitants. Le poste demande de la rigueur, de la méthode et un vrai sens de l'organisation pour garder les dossiers à jour.

Véritable relais entre les clients, les chargés d'affaires, les équipes travaux et les sous-traitants, vous jouez un rôle essentiel dans la bonne organisation et le suivi des interventions, de la réception de la commande jusqu'à sa facturation.

Vos missions

1. Gestion des demandes d'intervention et relation clients

• Réceptionner les demandes des locataires ou des bailleurs sociaux et organiser la prise de rendez-vous.
• Réceptionner, saisir et enregistrer les commandes et les informations nécessaires dans le logiciel interne.

2. Planification et suivi des interventions

• Contacter les locataires afin de convenir des rendez-vous d'intervention.
• Planifier les interventions des sous-traitants ou des équipes chantier en coordination avec les chargés d'affaires.
• Ajuster les plannings en fonction des urgences, des annulations et des disponibilités des équipes.
• Assurer la bonne transmission des informations nécessaires au bon déroulement des interventions.

3. Gestion administrative des travaux et de la sous-traitance

• Ouvrir et constituer les dossiers administratifs de chantier à la demande des chargés d'affaires.
• Constituer les dossiers administratifs des sous-traitants.
• Préparer les contrats de sous-traitance et assurer le suivi des demandes d'agrément jusqu'à leur signature.
• Rassembler et préparer les pièces nécessaires à la constitution des dossiers initiaux des sous-traitants.

4. Facturation et clôture des interventions

• Établir les factures à l'issue des interventions.
• Assurer la transmission des factures à la comptabilité pour validation et traitement.
• Réceptionner, saisir et contrôler les factures fournisseurs et sous-traitants.
• Assurer la saisie des bons de commande et des bons de livraison.
• Réaliser les rapprochements de facturation.
• Mettre à jour les tableaux de suivi de l'activité et assurer le suivi administratif des dossiers.
• Procéder à l'indexation, au classement et à l'archivage des documents.