Assistant Administrative RH - CDD H/F Avenir Apei

Foyer de Vie Les Mésanges - 78290 CROISSY

Rattaché au Directeur et en lien avec l'ensemble des professionnels de l'établissement et des services supports du siège l'assistant de direction réalise les missions suivantes :

Accueil - réception

• Gestion et organisation d'agenda, préparation de réunions de travail et réservation de salles
• Répondre au téléphone et assurer ponctuellement l'accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagner
• Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées
• Réception et contrôle des livraisons sur site

Secrétariat et gestion administrative

• Frappe et référencement de l'ensemble du courrier de l'établissement
• Gérer les stocks bureautiques et passer commande
• Réaliser de la gestion documentaire
• Gérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la direction
• Assurer des tâches de classement et gérer l'archivage.
• Aide à l'actualisation et à la mise en forme des documents
• Organiser l'affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l'établissement et veiller à son actualisation.

Gestion ressources humaines

• Accueillir les nouveaux salariés
• Diffuser les annonces validées
• Constituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutement
• Suivre les dossiers du personnel (60)
• Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )
• Réaliser le suivi des congés du personnel
• Gérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RH
• Saisir les déclarations d'accidents de travail
• Suivre et organiser les rendez-vous médecine du travail

Gestion des données comptables et fournisseurs

• Assurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisse
• Recherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devis
• Passer commande de fournitures et matériels
• Suivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction

Suivi de la maintenance et des prestataires (en lien avec l'agent technique)

• Organiser le suivi général de la maintenance de l'établissement vis-à-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)
• Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l'établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,
• Mise à jour des informations dans le logiciel métier
• Suivi des véhicules de l'IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).
• Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires

Vie institutionnelle

• Représenter l'ESMS auprès des autres ESMS de l'association
• Participer à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externes
• Participer à la politique d'action et d'amélioration continue de la qualité
• Participer à l'actualisation régulière des documents institutionnels.
• Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo