Charge des Evenements Institutionnels et Protocolaires H/F Gustave Roussy

Rattaché(e) au Responsable du pôle événementiel, lui-même rattaché à la Directrice de la Marque et de la Philanthropie, le/la Chargé(e) de projets événementiels institutionnels pilote la préparation et la coordination opérationnelle des événements institutionnels de Gustave Roussy, en lien étroit avec la Direction de la communication et des relations institutionnelles.

Il/elle intervient au sein d'une équipe événementielle mutualisée, en charge de l'ensemble des manifestations de Gustave Roussy, qu'elles soient à vocation institutionnelle, scientifique, protocolaire ou liées à la philanthropie et à la collecte de fonds. Il/elle apporte une expertise particulière sur les événements institutionnels et protocolaires, tout en contribuant ponctuellement aux autres activités du pôle.

Missions principales

Organisation et coordination des événements institutionnels

• Piloter l'organisation opérationnelle des événements institutionnels et protocolaires, notamment :
  • inaugurations ;
  • visites officielles ;
  • signatures de partenariats ;
  • cérémonies et remises de distinctions ;
  • conférences de presse ;
  • événements en lien avec les pouvoirs publics et les tutelles.
• Élaborer les rétroplannings et assurer le suivi des différentes étapes de préparation.
• Coordonner les prestataires, partenaires et interlocuteurs internes et externes.
• Assurer la gestion logistique des événements et veiller à leur bon déroulement le jour J.
• Garantir le respect des règles protocolaires, des exigences institutionnelles et du niveau de représentation attendu par l'établissement.

Relations institutionnelles et protocole

• Assurer la coordination opérationnelle avec les cabinets ministériels, les préfectures, les agences de l'État, les collectivités territoriales, les tutelles, les représentations diplomatiques et les partenaires institutionnels.
• Préparer les dispositifs d'accueil des personnalités et des délégations officielles.
• Contribuer à la préparation des prises de parole, des visites officielles et des séquences protocolaires, en lien avec les équipes concernées.
• Veiller au respect des usages et des règles de représentation institutionnelle.
• Anticiper les contraintes spécifiques liées à l'accueil de personnalités et à l'organisation d'événements à forte visibilité.

Coordination interne

• Travailler en étroite collaboration avec la Direction générale, la Direction de la communication et des relations institutionnelles, les équipes de la Philanthropie, de la recherche et des soins, les équipes de sécurité ainsi que les directions opérationnelles concernées.
• Assurer la bonne circulation de l'information entre les différentes parties prenantes.
• Faciliter la coordination des équipes mobilisées et veiller à la bonne articulation des interventions de chacun.
• Contribuer à l'amélioration continue des méthodes et des processus événementiels.

Informations complémentaires

Conditions

• Contrat : CDI
• Localisation : Villejuif (94)

Disponibilité ponctuelle en soirée ou certains week-ends selon les événements avec possibilité de récupération du temps mobilisé.