Coordinateur·rice Pédagogique et Administrative H/F INFREP - Torcy

Assurer la gestion administrative des contrats d'alternance et des parcours de formation de l'agence, de l'inscription du candidat à sa sortie, en appui de la chargée de relations entreprises et de la tutrice pédagogique, dans le respect des exigences réglementaires et qualité.

3. Missions et activités

Mission 1 - Gestion administrative des contrats d'alternance

• Collecter auprès des candidats les pièces nécessaires au contrat (pièce d'identité, numéro de sécurité sociale, dernier diplôme...).
• Rédiger les CERFA et les conventions de formation (rémunération, heures de formation) et adapter le planning de formation.
• Envoyer les documents pour signature, relancer employeurs et apprentis, assurer le reporting des contrats.
• Traiter les rejets de CERFA et de conventions avec l'OPCO et l'employeur, et apporter les corrections.
• Établir les avenants, les conventions de maintien en formation et les formulaires de rupture, et relancer les signatures.
• Renseigner les fiches qualité d'entrée : contrat d'engagement, fiche d'accueil, fiche d'identification, feuille de garde.
• Monter les dossiers CQP AM : dossier candidat, convention, inscription sur la plateforme CQP AM, reporting des entrées.
• Intégration des candidates en formation CADGA et suivi pédagogique des candidats

Mission 2 - Gestion des entrées, du suivi et des sorties de formation (TP SAMA, TP SAMS, CQP AM)

• Mener l'entretien de positionnement des candidats, avec une grille d'évaluation unique partagée avec la chargée de relations entreprises.
• Centraliser et corriger les tests de positionnement à partir des grilles de correction, en lien avec la tutrice pédagogique.
• Renseigner les fiches qualité d'entrée en formation (FQ 4.1, 4.2, 4.3).
• Assurer le lien avec la chargée de relations entreprises sur le suivi des candidatures.
• Pendant la formation : suivre les absences et les retards des apprenants et assurer le lien avec l'employeur.
• À la sortie : traiter les formulaires d'abandon, renseigner la FQ 7.1, réaliser le suivi du devenir des certifiés CQP AM et TP SAMS.

Mission 3 - Administration des parcours et conformité qualité

• Tenir à jour la Box et le tableau des effectifs.
• Vérifier la complétude des dossiers apprenants (dates, pièces, FQ), les scanner et les archiver.
• Préparer les pièces justificatives pour les audits (Qualiopi, certificateurs, financeurs).
• Gérer les commandes de matériel (ordinateurs).

Les émargements relèvent des attributions de l'assistante de gestion.

Mission 4 - Logistique des examens

• Préparer la logistique des examens et des jurys : réservation des salles, constitution des jurys, convocations, procès-verbaux.
• Déposer les preuves sur les plateformes des certificateurs.

La tutrice pédagogique reste responsable de l'organisation pédagogique des examens.

Mission 5 - Organisation des réunions d'information collective

• Envoyer les invitations aux candidats.
• Préparer les dossiers de présentation individualisés, la salle et les tests de sélection.
• Accueillir les candidats. L'animation reste assurée par la chargée de relations entreprises.

Mission 6 - Coordination interne et reporting

• Participer au point hebdomadaire avec la direction territoriale, la chargée de relations entreprises, la tutrice pédagogique et l'assistante de gestion.
• Tenir les tableaux de bord : contrats signés, entrées, ruptures, dossiers en attente.
• Assurer ponctuellement le relais de l'assistante de gestion en son absence (inscriptions aux examens, encaissements).

4. Relations de travail

• Internes : directrice territoriale, chargée de relations entreprises, tutrice pédagogique, assistante de gestion, formateurs, services du siège.
• Externes : candidats et apprenants, employeurs, OPCO, certificateurs et plateformes (CQP AM, APFORM), auditeurs qualité.