Assistant du Pôle Valorisation du Patrimoine - Mairie de Velizy-Villacoublay H/F Communes

Le pôle valorisation du patrimoine est l'un des 3 grands pôles composant les services municipaux. Il regroupe l'ensemble des services et des moyens permettant d'effectuer l'entretien du patrimoine communal ou de réaliser des travaux neufs sur les bâtiments, les espaces publics et les espaces verts, d'élaborer et de mettre en oeuvre les projets d'aménagement urbain. Il contribue à améliorer le cadre de vie des habitants de la commune et dispose d'un budget d'investissement de plus de 15 millions d'euros et de fonctionnement de 9 millions d'euros pour y parvenir.

Les 2 assistantes assurent en binôme le suivi administratif et le secrétariat du pôle. Elles travaillent en transversalité avec l'ensemble des directions opérationnelles associées à leur périmètre et veillent à la continuité de certaines missions de l'assistante de l'urbanisme lors de ses congés.

Sous la responsabilité du Directeur adjoint du pôle Valorisation du Patrimoine, vous êtes chargé de :

- Assurer le suivi administratif du Pôle :
- Rédiger et diffuser les actes administratifs des directions du pôle.
- Gérer les demandes de déménagement des administrés : rédiger et transmettre les courriers et arrêtés, puis les enregistrer dans le logiciel ASTECH.
- Recenser les délibérations à inscrire à l'ordre du jour du Conseil municipal et les enregistrer dans le logiciel métier.
- Gérer les commandes de fournitures bureautiques pour les agents du Pôle.

- Assurer le suivi des demandes d'intervention :
- Gérer la boîte mail de la Direction des Services techniques : réceptionner, analyser et traiter les demandes.
- Gérer les demandes d'intervention via le logiciel ASTECH : les orienter vers les directions concernées et alerter les techniciens en cas d'urgence.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Gérer le standard : réceptionner les appels, prendre les messages et orienter les appels vers les différents services.
- Gérer l'accueil physique : accueillir le public, le renseigner ou l'orienter en fonction de la demande.

- Travailler en binôme avec la seconde assistante du pôle et réaliser ses missions principales pendant ses congés :
- Gérer l'agenda du Directeur de Pôle.
- Préparer les ordres du jour des réunions techniques et veiller à la préparation des dossiers.
- Distribuer le courrier et assurer le suivi des réponses.
- Suivre les demandes reçues via le logiciel de Gestion de la Relation Citoyen et préparer les projets de réponse.
- Assurer le suivi des demandes de grues fixes et mobiles.

- Assurer les missions de l'assistante de la direction de l'urbanisme durant ses congés :
- Assurer le secrétariat de la commission de sécurité des bâtiments communaux et des ERP privés.
- Mettre à jour les fiches santé des bâtiments communaux à partir des rapports annuels de contrôle.