Assistant de Direction - Centre Communal d' Action Sociale de Saint Paul H/F Centres communaux d'Action Sociale

Placé(e) sous la responsabilité de la Direction Générale du CCAS de Saint-Paul, l'assistante de direction travaille en étroite collaboration avec une seconde assistante de direction. Ensemble, vous formez un binôme complémentaire, garantissant un appui administratif, logistique et organisationnel optimal à la direction.
Vos principales missions seront :
* Gestion administrative et logistique
* Organiser et gérer l'agenda de la direction, planifier les rendez-vous en coordination avec votre binôme (notamment la gestion des CA).
* Préparer et suivre les dossiers administratifs, rédiger les courriers, notes et comptes rendus.
* Assurer la gestion et l'archivage des documents selon une organisation partagée.

* Travail en binôme
* Collaborer efficacement avec l'autre assistante de direction pour répartir les tâches et gérer les priorités.
* Mettre en place des outils partagés pour optimiser la communication et le suivi des projets.
* Se relayer pour garantir une continuité dans la gestion des missions en l'absence de l'un(e) des deux.

* Coordination et suivi
* Assurer le lien entre la direction, les différents services et les partenaires externes.
* Coordonner les réunions : préparation des supports, suivi des décisions et reporting partagé.
* Suivre les projets confiés par la direction, en garantissant une traçabilité et un reporting clair.

* Accueil et communication
* Gérer les appels téléphoniques et le courrier de la direction en tandem.
* Accueillir les interlocuteurs internes et externes, en assurant une communication fluide et professionnelle.

Environnement de travail :
Vous intégrerez une structure dynamique et engagée dans des missions d'action sociale de proximité. Ce poste requiert un excellent sens de la collaboration, de l'autonomie et une grande discrétion.
Atout du poste : Le travail en binôme permet de partager les responsabilités et de travailler dans une dynamique d'entraide et de complémentarité.

L'assistant(e) de direction joue un rôle central dans le fonctionnement de la structure en assurant un soutien administratif et organisationnel à la direction. Ses principales missions incluent :
* Gestion administrative : organiser l'agenda, préparer les dossiers, rédiger les courriers et comptes rendus.
* Coordination : assurer le lien entre la direction et les services, transmettre les informations et suivre les échéances.
* Organisation des réunions : planifier les rendez-vous, préparer les ordres du jour, et assurer le suivi des décisions prises.
* Accueil et communication : gérer les appels, les visiteurs et les échanges avec les partenaires.
Elle/il contribue activement à la fluidité des échanges et à l'efficacité de la direction, tout en incarnant les valeurs de la structure dans ses interactions quotidiennes.