Coordinateur - Coordinatrice Pédagogique H/F La Biche-Renard

1. Présentation et finalité du poste

Dans le cadre de son activité de formation professionnelle et du développement de ses parcours en apprentissage, l'organisme recrute un coordinateur ou une coordinatrice pédagogique.

Rattaché(e) à ..., vous assurez la coordination opérationnelle, administrative et logistique des actions de formation, depuis la préparation des sessions jusqu'à leur clôture.

Vous êtes l'interlocuteur privilégié des apprenants, des formateurs, des certificateurs et des partenaires de formation. Vous veillez au bon déroulement des parcours, à la fiabilité de l'organisation pédagogique et à la qualité de l'accompagnement proposé.

Votre priorité : garantir la satisfaction des apprenants grâce à une organisation rigoureuse, une communication efficace et une prise en charge très rapide des difficultés rencontrées.

Vous intervenez principalement sur des parcours hybrides associant formation E-module et classes virtuelles. Le poste évoluera également, à partir de septembre, vers la coordination de sessions en apprentissage (en présentiel).

2. Missions principales

A. Garantir la satisfaction et l'accompagnement des apprenants

La satisfaction des apprenants constitue la priorité centrale du poste.

À ce titre, vous :

• Assurez un accompagnement régulier et réactif des stagiaires tout au long de leur parcours.
• Répondez aux demandes des apprenants et prenez en charge leurs difficultés dans les meilleurs délais.
• Traitez immédiatement les situations urgentes susceptibles de perturber ou d'interrompre une formation.
• Vous assurez que chaque apprenant dispose de ses accès aux plateformes, des ressources pédagogiques et des informations nécessaires au bon déroulement de son parcours.
• Identifiez les dysfonctionnements techniques, administratifs ou pédagogiques et coordonnez rapidement leur résolution.
• Assurez le suivi des absences, des difficultés de participation et des éventuels risques de décrochage.
• Recueillez et analysez les retours des stagiaires afin d'identifier les axes d'amélioration.
• Assurez le suivi des réclamations et veillez à la mise en oeuvre des solutions adaptées.

B. Coordonner les formations courtes certifiantes

Vous assurez le suivi opérationnel d'environ 120 stagiaires par mois sur des formations courtes préparant notamment à des certifications enregistrées au Répertoire spécifique (RS).

Vos missions comprennent :

• Assurer le suivi des parcours, de l'entrée en formation jusqu'à leur clôture.
• Gérer les relations avec les certificateurs et veiller au respect des procédures et modalités de certification applicables.
• Assurer la transmission des informations nécessaires aux apprenants et aux intervenants.
• Suivre le déroulement des sessions et anticiper les difficultés susceptibles d'affecter leur réalisation.
• Vérifier la bonne organisation des différentes séquences de formation.
• Assurer la collecte des documents administratifs nécessaires au suivi des sessions.

C. Planifier les formations et coordonner les formateurs

Vous êtes responsable de l'organisation opérationnelle des calendriers de formation et de la coordination des intervenants.

À ce titre, vous :

• Planifiez les cours magistraux (CM), les travaux pratiques (TP), les sessions d'évaluations
• Affectez les formateurs aux différentes sessions en tenant compte des besoins pédagogiques et des disponibilités.
• Prenez en charge les imprévus : absence d'un formateur, annulation ou report d'une séance, problème technique ou difficulté logistique.

D. Assurer le suivi administratif et contribuer à la démarche qualité Qualiopi

Vous contribuez à la mise en oeuvre et au suivi des procédures qualité de l'organisme, conformément au référentiel national qualité Qualiopi et au périmètre de certification concerné.

Vos missions comprennent :

• Assurer la traçabilité des séances (classes virtuelles et évaluations), des interventions des formateurs et des éventuelles modifications de planning.
• Organiser le suivi des évaluations et des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid
• Centraliser les réclamations et assurer le suivi des réponses apportées.
• Participer à l'identification des dysfonctionnements et au suivi des actions correctives.
• Contribuer à la préparation des audits Qualiopi et certificateurs et à la mise à disposition des justificatifs nécessaires.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs, pédagogiques et organisationnels, en lien avec la direction.

E. Coordonner les formations en apprentissage à partir de septembre

Dans le cadre du développement de l'activité, vous prendrez en charge la coordination opérationnelle d'une à deux sessions d'apprentissage, représentant environ 20 apprentis par session.

Vos missions comprendront :

• Préparer et suivre les dossiers administratifs liés à l'entrée en apprentissage.
• Monter et suivre les dossiers de financement, notamment auprès des opérateurs de compétences (OPCO), selon les dispositifs applicables.
• Préparer et suivre les conventions et documents contractuels relevant du périmètre de l'organisme, en lien avec les employeurs et les partenaires concernés.
• Vérifier la complétude des dossiers et assurer le suivi des pièces manquantes.
• Assurer les échanges avec les apprentis, les employeurs, les formateurs et les partenaires.
• Élaborer et déployer les calendriers de formation en coordination avec les formateurs.
• Veiller à la réalisation des enseignements et à la disponibilité des intervenants.
• Assurer le suivi des présences, des documents administratifs et des évaluations nécessaires.
• Veiller au bon déroulement des parcours et à la qualité de l'accompagnement des apprentis.

F. Assurer l'accueil et le bon fonctionnement du site de formation

Vous assurez une présence sur le site de formation pendant les périodes d'accueil des apprenants, à raison d'environ une semaine toutes les quatre semaines.

À ce titre, vous :

• Préparez l'accueil des stagiaires et des formateurs.
• Vérifiez la disponibilité des salles, des équipements et des ressources nécessaires.
• Veillez au bon déroulement des journées de formation en présentiel.
• Êtes le point de contact des apprenants et des formateurs présents sur site.
• Gérez les imprévus logistiques et organisationnels.
• Assurez le suivi des feuilles de présence et des documents administratifs associés.
• Facilitez la circulation des informations entre les différents interlocuteurs.