Assistant Administratif H/F Apecita

Descriptif du poste

Entreprise :
GROUPE ESA - service enseignement à distance de l'ESA.

Missions :
Assistance administrative :

1. Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance

• Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l'orientation, information sur les contenus des formations, présentation et conseil sur les dispositifs de financement.
• Admettre en formation après vérification des conditions d'admission et des conditions pédagogiques.

2. Étudier des demandes de candidature

• Vérifier les conditions d'admission, analyser les candidatures et conduire les entretiens individuels (évaluer l'adéquation entre le projet et le choix de la formation ainsi que la capacité à s'engager dans un parcours en enseignement à distance).

3. Élaborer les contrats de formation professionnelle et inscrire les stagiaires

• Accompagner les prospects et stagiaires dans leur démarche auprès des organismes (CPF, France Travail, employeur, OPCO, Conseils régionaux, etc.), réaliser les devis dématérialisés, monter les dossiers de financement et les conventions de formation avec les entreprises.
• Élaborer et envoyer des contrats via la plateforme de candidature de l'ESA.
• Traiter les contrats signés, procéder à l'inscription après vérification du dossier puis l'archiver.
• Relancer les contrats non retournés et les dossiers incomplets.

4. Assurer la promotion et le suivi de l'activité de prospection

• Représenter le service de l'enseignement à distance et ses formations aux Journées Portes Ouvertes de l'ESA.
• Réaliser des relances téléphoniques, mails...

Rattachement hiérarchique / Organisation :
Au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF), sous la responsabilité de la responsable de la cellule Conseils Admissions et Financements.

Profil souhaité

Formation et expérience :

• Formation de niveau BTS ou équivalent (gestion, etc.).
• Expérience du secteur de la formation professionnelle pour adultes et, si possible, du domaine du financement des formations.
• Connaissance des organismes financeurs et de leurs spécificités dans le cadre de montages de financements.

Compétences spécifiques :

• Grandes qualités d'écoute et d'intérêt pour les personnes et leur projet ; capacités de conseil et d'argumentation auprès de publics variés ; aisance téléphonique.
• Organisation, rigueur administrative, capacité à gérer de front de multiples demandes et en autonomie.
• Aisance avec les outils bureautiques, en particulier TEAMS, Word, Excel.
• La connaissance du CRM Microsoft Dynamics 365 serait appréciée.

Aptitudes professionnelles :

• Esprit d'équipe.
• Communiquer et coopérer avec l'équipe.
• Sens de l'organisation.
• Bonne capacité d'analyse.

Conditions

CDD de 8 mois.

Cette offre vous intéresse?

Offre en ligne jusqu'au 22/10/2026.

Veuillez envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation en PDF) au plus tard le 26 octobre.