Secrétariat Particulier du Préfet de Région Hauts-De-France Préfet du Nord H/F Préfecture du Nord

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Gestion des agendas, avec autonomie et discernement:
- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- demandes de rendez-vous privés
- participation à la réunion hebdomadaire avec les membres du corps préfectoral du département chaque lundi
- participation aux réunions des membres du corps préfectoral lillois, 3 fois par semaine
- suivi de la mise à jour du tableau des commandes des dossiers pour les audiences
- saisir et mise à jour dans le logiciel OBM, le tableau audiences et déplacements
- organisation de réunions périodiques avec le conseil régional, les directeurs régionaux, les directeurs départementaux, le président du conseil départemental, le président de la MEL

Établissement du programme hebdomadaire des réceptions:
- établissement des notes de commande des repas
- plans de table, menus, étiquettes de table

Établissement du programme hebdomadaire des déplacements:
- préparation du programme des chauffeurs, gestion des modifications de dernière heure
- réservation des déplacements en train et réservation de nuitée d'hôtel puis établissements et suivi des bons de commandes, établissement des fiches de remboursement des frais de déplacements

Gestion des appels:
- filtrage des communications
- redirection sur les interlocuteurs adéquats
- appels internes ou externes sur demande des autorités

Messagerie:
- gestion en fonction de l'urgence des demandes
- invitations à des réunions, déjeuners et réceptions: transmission aux autorités pour décision et réponses
- diffusion des informations reçues aux membres du corps préfectoral

Divers:
- dossiers: ajouts de dernière minute
- mise à jour du tableau des congés des membres du corps préfectoral
- accueil des invités (installation et café)
- achats de fleurs, cadeaux de départs
- suivi des évaluations des membres du corps préfectoral
- suppléance des secrétariats des membres du corps préfectoral: mise en forme de documents, impression pour signature et envoi ou impression pour constitution des dossiers pour les audiences et les réunions


Votre environnement professionnel :

Activités du service :
Les missions du cabinet: relations avec les élus, élections, sécurité intérieure, décorations, affaires réservées, communication interministérielle, visites officielles / protocole / cérémonie, garage

Composition et effectifs du service :
2 agents au secrétariat particulier du préfet et 2 au secrétariat du directeur de cabinet, 4 bureaux et le garage, les secrétariats, soit 80 agents au cabinet du préfet

Liaisons hiérarchiques :
Le préfet

Liaisons fonctionnelles :
Le préfet, le directeur de cabinet, le directeur adjoint de cabinet et le personnel de la résidence de M. le préfet, élus, cabinets ministériels, directions régionales et départementales