Responsable Administratif et Financier Auprès de la DGA H/F Ville de Trappes
- Trappes - 78
- CDD
- 12 mois
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Les missions du poste
A. Socle commun - support global de la DGA
RH de proximité
- Suivre, en lien avec la DRH, les arrivées, départs, renouvellements, changements d'affectation, postes vacants et principales échéances RH de la DGA.
- Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage.
Instances, actes et échéances
- Suivre le calendrier des instances et des dates limites de transmission des actes de la DGAS SSP
- Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions, arrêtés et conventions avec les directions et la DAJ/instances et les Directions de la DGA
- Relancer les contributeurs, vérifier la complétude des dossiers et suivre leur avancement jusqu'à mise en oeuvre.
Agenda, réunions, parapheur et traitement des courriers PostOffice
- Contribuer à l'organisation de l'agenda des séquences structurantes de la DGA.
- Préparer les réunions, consolider les dossiers, produire les relevés de décisions et suivre les actions décidées.
- Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails, notamment PostOffice : priorisation, ventilation, délais, relances et traçabilité.
Finances, contrats et commande publique
- Assurer l'interface de proximité avec la direction des finances et de la commande publique.
- Coordonner, selon le périmètre de la DGA, préparation budgétaire, exécution, factures, engagements, marchés, conventions et tableaux de bord.
- Signaler les risques, retards et échéances critiques au DGA et aux directions.
SI, logistique, maintenance et communication
- Centraliser et suivre les besoins en équipements, logiciels, habilitations et incidents SI/Logiciels métiers ainsi que les demandes de maintenance (GLPI et Mainti).
- Être le relais de la DGA avec la communication pour le site internet et les informations liées aux différents service.
- S'assurer de la clôture des demandes et alerter en cas de blocage.
Pilotage et amélioration continue
- Tenir des tableaux de suivi simples, fiabiliser les données et produire un reporting régulier pour le DGA.
- Identifier les irritants récurrents, proposer des améliorations de processus et contribuer au réseau inter-DGA des RAF.
B. Animation du réseau d'appui et préfiguration du pôle
- Cartographier les agents exerçant des fonctions administratives, financières, comptables et de secrétariat dans la DGA, ainsi que leurs tâches, compétences, volumes et périodes de pointe.
- Animer un réseau d'appui de DGA : réunions de coordination, outils communs, partage d'information, règles de suppléance et entraide entre directions.
- Évaluer les compétences et l'aisance des agents sur les principaux domaines d'appui afin d'identifier complémentarités, besoins de formation et potentiels de spécialisation.
- Proposer une répartition des tâches distinguant ce qui doit être mutualisé, ce qui doit rester au plus près des directions et ce qui relève des directions ressources.
- Mettre en place progressivement un catalogue de services, des niveaux de service et un suivi de charge permettant d'éviter les demandes sans pilote et de répartir les flux.
- Préparer, avec le DGA, une organisation cible de pôle d'appui DGASSP à dominante administration-finances-juridique de proximité, en précisant les ETP concernés, les rattachements, les fonctions de référents et les modalités de continuité.
- Accompagner la mise en oeuvre de la mutualisation, en veillant à préserver la proximité métier, la qualité du service et les conditions de travail des agents.
C. Missions spécifiques au périmètre
Pilotage budgétaire et tableaux de bord
- Organiser la préparation budgétaire, consolider les besoins et préparer les arbitrages du DGA.
- Suivre l'exécution, les dépenses/recettes et les risques de dépassement ou de sous-consommation.
- Produire des tableaux de bord simples, partagés et régulièrement mis à jour.
Marchés, conventions et contrats
- Tenir un échéancier des marchés, contrats et conventions : montants, durées, renouvellements, avenants et échéances critiques.
- Coordonner avec la DAJ/commande publique la préparation des dossiers et la qualité des pièces.
- Structurer un registre partagé des conventions et contrats.
Courriers, actes et procédures
- Structurer le suivi du parapheur et des courriers/mails ; suivre les taux et délais de réponse.
- Cartographier les principaux processus administratifs et identifier doublons, ruptures et zones grises.
- Co-construire des procédures courtes et des circuits de validation compréhensibles par les directions.
Le profil recherché
- Fonctionnement des collectivités territoriales, circuits de décision et fonctions support.
- Connaissances opérationnelles en administration générale, finances locales, actes administratifs et commande publique.
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à prendre en main les applications métiers.
- Principes d'organisation du travail, mutualisation, continuité de service et conduite du changement.
Savoir-faire
- Organiser plusieurs flux en parallèle, tenir des échéanciers et prioriser.
- Concevoir et tenir des tableaux de bord simples, fiables et utiles à la décision.
- Cartographier les activités, analyser les charges et proposer une organisation.
- Animer un collectif sans nécessairement disposer immédiatement de l'autorité hiérarchique sur tous ses membres.
- Rédiger notes, procédures, relevés de décisions et documents de cadrage.
- Identifier un risque, alerter au bon niveau et proposer une solution opérationnelle.
Savoir-être
- Rigueur, fiabilité, sens de l'anticipation et du service.
- Autonomie, initiative et capacité à rendre compte.
- Diplomatie, capacité à fédérer et à accompagner des changements d'organisation.
- Discrétion, loyauté, confidentialité et discernement.
- Capacité à travailler au plus près d'un DGA tout en construisant une relation de confiance avec les directeurs et agents.
Ref: pu34hmjeor
Bienvenue chez Ville de Trappes
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LA VILLE DE TRAPPES RECRUTE
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Publiée le 09/10/2026 - Réf : pu34hmjeor
