Assistant ou Assistante de la Direction Immobilière H/F Sciences Po

FONCTIONS
Rattaché(e) au directeur de l'immobilier, vous contribuez à l'activité de la direction, à l'animation de l'équipe, et assistez le directeur dans son organisation quotidienne.
Vous serez un soutien dans le suivi opérationnel et administratif de la direction de l'immobilier, et interviendrez notamment en appui de la chargée de gestion financière pour le suivi des dépenses.

MISSIONS

Assister le directeur et son adjointe
· Gérer l'agenda du directeur et de la directrice adjointe
· Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions en lien avec les autres assistant(e)s de direction

Garantir le bon fonctionnement quotidien de la direction
· Assurer le soutien logistique de l'activité de la direction (accès aux locaux, fournitures, archivage, équipement informatique et téléphonique, interface avec les fonctions support...)
· Organiser la logistique de l'équipe : salles de réunion, documents préparatoires, prestations accessoires (traiteur...)
· Garantir la qualité des documents (relecture et mise en forme des courriers, comptes-rendus, rapports, communication chantier, etc.)
· Assister l'équipe dans l'organisation des déplacements en région
· Superviser l'accueil et préparer la bonne intégration des nouveaux collaborateurs
· Assurer l'accueil des visiteurs, la réception et le suivi des courriers
· Organiser et suivre la signature des parapheurs

Participer à la gestion financière de la direction
· Saisir les demandes d'achat dans l'outil budgétaire et comptable
· Tenir à jour le tableau de suivi des commandes d'achat
· Vérifier auprès des demandeurs la réalisation des prestations, centraliser les justificatifs et clôturer les commandes d'achat dans l'outil comptable
· Suivre le traitement des factures, en relation avec le service comptable

Administrer les outils numériques de la direction
· Tenir à jour le référentiel immobilier (logiciel PLANON) et en gérer les droits d'accès
· En appui de la cheffe de projet data management, centraliser la mise à jour des plans des bâtiments, gérer les interfaces avec les prestataires (géomètre, dessinateur,..)
· Veiller au respect de l'organisation des dossiers partagés sur le réseau informatique
· Alimenter des outils de suivi et des tableaux de bords sur demande
· Tenir à jour la documentation technique des sites

Contribuer à la démarche qualité de la direction
· Contribuer à la rédaction de procédures internes et à l'élaboration de modèles de documents
· Mettre en forme et assurer la diffusion des procédures auprès des équipes concernées

Contribuer aux événements de l'équipe et à la communication de la DI

· Organiser et préparer la logistique des temps forts de l'équipe (formations, séminaires, visites, événements festifs...)
· Administrer et modérer les boites mail génériques

· Assurer la mission de correspondant(e) intranet (actualisation des données)

- Participer à la diffusion des communications de chantier