Assistant Manager - Coordination d'Activité H/F Distribution Services Industriels

Pourquoi nous rejoindre ?
Missions

Devenir un véritable relais de la Responsable d'activité dans le fonctionnement quotidien de l'imprimerie afin de fluidifier l'organisation et améliorer le suivi des actions.

1. Assistanat de la Responsable d'activité
Organiser et suivre les dossiers confiés par la Responsable d'activité.
Préparer les réunions, points d'équipe et éléments nécessaires à la prise de décision.
Rédiger et diffuser les comptes rendus et suivre les actions décidées.
Assurer les relances auprès des différents interlocuteurs.
Centraliser les informations importantes et alerter la Responsable d'activité en cas de difficulté, retard ou anomalie.
Participer au suivi des projets internes et des plans d'action.

2. Coordination entre les services
Faciliter la circulation de l'information entre les différents services de l'imprimerie.
Suivre l'avancement des demandes nécessitant l'intervention de plusieurs services.
Identifier les dossiers en attente ou les points de blocage et effectuer les relances nécessaires.
Veiller au respect des échéances et des priorités définies.
Participer à l'amélioration de l'organisation interne et des méthodes de travail.
Mettre en place et tenir à jour des outils de suivi partagés.

3. Suivi de l'activité
Alimenter et suivre les tableaux de bord de l'activité.
Collecter les informations nécessaires auprès des différents responsables et services.
Suivre les principaux indicateurs : activité, délais, dossiers en attente, incidents, réclamations ou autres indicateurs définis par la Responsable d'activité.
Préparer des synthèses régulières permettant d'identifier rapidement les points nécessitant une action.
Participer à l'analyse des dysfonctionnements et au suivi des actions correctives.

4. Support administratif et organisationnel
Assurer le suivi administratif de certains dossiers clients, fournisseurs ou partenaires.
Rédiger et mettre en forme des courriers, documents, procédures et supports internes.
Organiser et structurer le classement et le partage des documents.
Participer au suivi des commandes ou demandes fournisseurs selon les besoins.
Organiser les réunions et événements internes.
Assurer ponctuellement l'interface avec les clients, fournisseurs ou partenaires.

5. Appui au management et aux ressources humaines
En lien avec la Responsable d'activité :
Participer au suivi administratif des collaborateurs.
Suivre les absences, congés, formations et différents documents nécessaires à l'organisation du service.
Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
Préparer certains éléments nécessaires aux entretiens ou réunions d'équipe.
Suivre les actions décidées lors des réunions et entretiens.
Contribuer à la communication interne.
Participer à l'organisation des recrutements et à l'intégration des nouveaux salariés.

Le poste n'a pas vocation apporter un véritable soutien au manager dans l'organisation et le suivi de l'équipe.

Horaires de travail : L-V 9h00 - 12h00 / 13h00 - 17h00