Secretaire au Sein de la Direction Communication - Mairie de Guyancourt H/F Communes
- Guyancourt - 78
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
Ce poste comporte des spécificités à connaître avant de postuler.
- présence en dehors des horaires habituels
Détail du poste
RECRUTE
RECRUTE POUR SA DIRECTION DE LA COMMUNICATION
SECRÉTAIRE DE COMMUNICATION (F/H)
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Poste à pourvoir par voie contractuelle uniquement jusqu'au 31/12/2026
MISSIONS :
Sous l'autorité de la Directrice de la Communication, vous assurez le secrétariat administratif et le suivi des activités de la Direction de la Communication.
À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :
Accueil et relation avec les interlocuteurs
* Accueillir, écouter, renseigner et orienter les interlocuteurs ;
* Assurer le suivi et la réponse aux demandes des habitants ;
* Gérer la boîte mail générique du service.
Secrétariat et gestion administrative
* Rédiger et mettre en forme des courriers et documents administratifs ;
* Assurer le classement et l'archivage des documents ;
* Effectuer les opérations de mise sous pli ;
* Tenir et mettre à jour les tableaux de bord du service, notamment le suivi des retours d'invitations ;
* Organiser les réunions et assurer les réservations nécessaires : salles, véhicules, etc.
Suivi comptable et budgétaire
* Saisir et engager les bons de commande ;
* Assurer les relations avec les fournisseurs ;
* Suivre le règlement des factures ;
* Participer à la préparation budgétaire annuelle.
Suivi de production
* Assurer le suivi des étapes de validation des supports de communication ;
* Assurer l'interface avec le service Reprographie et les distributeurs ;
* Veiller au bon suivi des productions dans le respect des délais.
Relations publiques et manifestations
* Assurer le suivi de la signalétique des manifestations de la Ville : oriflammes, roll-up, etc. ;
* Mettre à jour le fichier de relations publiques en lien avec les différents services municipaux ;
* Préparer et assurer l'envoi des invitations ;
* Suivre la réalisation et la gestion des stocks de goodies ;
* Participer à certaines manifestations organisées par la Ville, pouvant nécessiter une présence en dehors des horaires habituels.
Le profil recherché
Profil recherché :
Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat ou disposez d'une expérience professionnelle dans le domaine administratif.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :
* Sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
* Rigueur et méthode ;
* Réactivité et capacité à respecter les délais ;
* Aisance relationnelle et goût du travail en équipe ;
* Sens de l'accueil et du service public ;
* Qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de l'orthographe ;
* Discrétion et capacité à travailler avec différents interlocuteurs.
Vous maîtrisez les outils bureautiques Word, Excel et Outlook.
La connaissance de la comptabilité publique M57 et de FileMaker Pro constitue un atout pour le poste.
Publiée le 02/10/2026 - Réf : O078260929000133
