Secrétaire Standardiste H/F EMEIS

Le poste:

Secrétaire

CDI Temps complet

Les missions:

En lien avec l'équipe administrative.

Gestion des appels téléphoniques :

Réceptionner les appels téléphoniques entrants du site

Prendre les messages et les transmettre aux bons interlocuteurs dans les temps

Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la

liste téléphonique des résidents présents

Transmettre le standard en fin de poste

Accueil physique

Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques

Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction

Remettre le livret d'accueil au résident

Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation

Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL...

S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction

Gestion des dossiers administratifs des résidents

Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents

Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents

Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne,

pédicure, repas accompagnants,...

Assurer les encaissements et les remises bancaires

Suivre les impayés et les contentieux

Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents

Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents

Activités administratives

Assurer le suivi des commandes de repas du personnel

Classer les copies des courriers. Ranger les archives

Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques

Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs

Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes.

Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité...)

Réaliser divers travaux de secrétariat

Gestion administrative du personnel

Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs

Communication interne et démarche qualité

Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de travail et aux formations

Signaler à l'équipe soignante toute situation à risque pour le résident

Veiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de la résidence

Réaliser l'affichage de divers documents à destination du personnel, des résidents et des visiteurs