Assistant Régulation ASP H/F Proch'Emploi

Présentation du poste

Dans le cadre de ses activités d'accompagnement des publics, une structure spécialisée dans l'insertion professionnelle recherche un(e) Assistant(e) de régulation ASP.

Sous la responsabilité des responsables de secteur et en lien étroit avec les équipes d'accompagnement, vous assurez la gestion administrative de dispositifs d'accompagnement, le suivi des dossiers ainsi que la régulation des flux financiers destinés aux bénéficiaires.

Vous intervenez notamment sur le suivi administratif des dispositifs PACEA et CEJ, le contrôle de la conformité des dossiers, la relation avec les organismes partenaires et la réalisation de tableaux de suivi et de contrôle.

Le poste implique également un rôle d'appui technique auprès des conseillers, ainsi que l'organisation et l'animation de réunions liées aux procédures administratives.

Missions principales
Assurer le suivi administratif des dispositifs
Constituer, actualiser et assurer le suivi des dossiers des bénéficiaires.
Réceptionner et contrôler les documents administratifs liés aux dispositifs PACEA et CEJ.
Saisir les formulaires et pièces justificatives dans les outils informatiques dédiés.
Vérifier la complétude et la conformité des dossiers avant leur transmission aux organismes concernés.
Numériser et classer les documents dans les logiciels dédiés.
Préparer les dossiers et procédures liés aux sanctions CEJ.
Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi, de contrôle et de statistiques.
Assurer le suivi administratif des allocations PACEA sous la supervision du responsable hiérarchique.
Préparer les tableaux relatifs aux sanctions et aux abandons.
Organiser les convocations et invitations nécessaires au suivi des dispositifs.
Apporter un soutien administratif aux responsables de secteur et à la direction selon les besoins.
Assurer la gestion des flux financiers et la relation avec les organismes partenaires
Assurer le suivi administratif des situations financières des bénéficiaires.
Contrôler les pièces justificatives avant transmission dématérialisée.
Assurer le lien avec l'organisme chargé du versement et du contrôle des aides.
Effectuer les traitements administratifs réguliers et assurer une veille sur les dossiers en cours.
Répondre aux sollicitations des conseillers et des bénéficiaires concernant les situations administratives et financières.
Identifier et contribuer au déblocage des situations nécessitant une intervention.
Transmettre les informations administratives nécessaires aux organismes partenaires.
Réaliser les contrôles demandés et solliciter les pièces complémentaires auprès des conseillers.
Être référent(e) sur un domaine administratif
Être l'interlocuteur privilégié des organismes partenaires sur les questions administratives relevant de son périmètre.

Faciliter la circulation des informations entre les différents interlocuteurs.
Contribuer à la mise en place et à l'amélioration des procédures d'échanges.
Utiliser les plateformes administratives dédiées.
Veiller à la qualité et à la fiabilité des informations transmises.
Assurer la coordination et le suivi de l'activité
Collecter et coordonner les informations internes et externes nécessaires au suivi de l'activité.
Faciliter les échanges d'informations entre les équipes.
Collaborer avec les conseillers en insertion professionnelle pour le suivi des dossiers et la remontée des informations.
Réaliser des comptes rendus et relevés de décisions des réunions.
Effectuer des retours réguliers à la hiérarchie sur l'activité réalisée, les difficultés rencontrées et les axes d'amélioration.
Participer aux instances de pilotage et aux réunions liées à l'activité.
Organiser et animer des réunions techniques
Préparer les supports et contenus destinés aux conseillers sur les procédures administratives des dispositifs d'accompagnement.
Organiser des temps individuels ou collectifs de recueil et de vérification des données.
Animer des réunions techniques auprès des équipes.
Préparer, organiser et réaliser des contrôles de dossiers.
Vérifier notamment la présence des pièces obligatoires et la conformité des saisies.
Élaborer des outils de gestion et de contrôle
Concevoir et actualiser des outils de suivi de l'activité.
Élaborer et exploiter des tableaux de bord.
Participer au suivi et au contrôle des services réalisés.
Formaliser et transmettre à la hiérarchie les éléments factuels issus des contrôles.
Produire les statistiques et indicateurs nécessaires au pilotage de l'activité.
Compétences et qualités recherchées
Rigueur et sens de l'organisation.
Capacité à gérer et contrôler des données administratives.