Instructeur de Dossiers Administratif - Commune d'Aix-En-Provence H/F Communes
- Aix-en-Provence - 13
- Fonctionnaire
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Au sein de la Direction Relations Citoyens et Proximité, vous instruisez les demandes de mise à disposition de salles dans le respect des procédures établies (règles de gestion, réglementation...), en utilisant les outils numériques dédiés (logiciels métiers), et vous gérez les plannings des salles et des agents
* Instruire les demandes de mise à disposition de salles
Vous échangez avec les associations, le protocole et les autres directions.
Vous contrôlez les pièces justificatives des demandes et assurez leur classement.
Vous rédigez les arrêtés de mise à disposition et de redevance
Gérer les plannings des salles et des agents et les documents à leur transmettre (fiche manifestation et état des lieux)
Vous vérifiez la disponibilité des créneaux demandés.
Vous vous assurez, pour les manifestations ponctuelles, de la validation de l'élu dans le guichet unique.
Vous saisissez les créneaux des associations dans l'outil de gestion des plannings (Excel/Planitech).
Vous établissez les plannings des agents.
* Renseigner des tableaux de suivi et saisir des indicateurs
Vous renseignez les tableaux de suivi et vous saisissez les indicateurs (gratuités, manifestations par salle, ouvertures des dimanches par salle...).
· Contrôler les aspects RH en lien avec les agents
Vous contrôlez les heures supplémentaires et les frais kilométriques des agents.
Le profil recherché
Vous possédez le permis B.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de rédaction.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les procédures administratives.
Vous connaissez l'environnement institutionnel.
Vous êtes autonome, rigoureux(se) et discret(ète).
Vous faites preuve de discrétion.
Vous avez le sens du service public.
Publiée le 10/09/2026 - Réf : O013260907000684
