Assistant de Direction - CDI H/F Eiffage

Vos missions

Pour faciliter la lecture, l'écritureinclusiven'est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes qu'aux hommes.

Au sein de la direction du développement durable et innovation transverse du groupe Eiffage, nous recherchons un assistant de direction F/H rattaché à la directrice de la DDDIT.

Votre rôle:

• Vous avez la charge de l'assistanat de direction de la directrice du Développement durable et de l'Innovation transverse pour l'organisation de ses déplacements, la gestion de son agenda et la préparation des réunions quand cela est nécessaire

• Vous assurez l'interface avec les chefs de pôles de la DDDIT et avec toutes les directions fonctionnelles du Groupe et des branches

• Vous jouez un rôle d'animation et de coordination de la direction à la fois organisationnelle et projets. Vous pouvez, en fonction des besoins, conduire des missions spécifiques pour la direction en matière de coordination des branches, séminaire, enquête

Vous contribuez ainsi activement à la coordination des activités, tout en assurant une gestion fluide et efficace des fonctions d'assistanat.

Plus précisément, vos missions sont les suivantes :

1- Logistique et services généraux

• Gestion des déplacements à l'étranger et procédures ad hoc (ordres de mission, couverture assurance); dans ce cadre assistance à la définition du programme (parcours, accueil, moyens de transport, participants)

• Gestion des demandes de matériels informatiques et des échéances associées, demandes d'accès, badges. (L'organisation des déplacements ordinaires requis par le service relève de la responsabilité de chaque collaborateur via l'outil informatique dédié)

• Interface avec les services généraux : aménagement des bureaux, téléphonie mobile et fixe, cartes de visite et fournitures

• Achats : fournitures, vérification respect contrats cadre...négociation dans le cas de prestations externes dans le cadre de ses missions d'assistanat de direction

2- Assistanat

• Agendas: prises de rendez-vous internes et externes ; organisation de réunions, organisation des déplacements

• Gestion des appels

• Organisation d'évènements en présentiel en interne ou externe: réservation de salles, logistique, prestation d'accueil, restaurations

• Information continue à l'équipe de l'organisation et des procédures du Groupe
  

3- Budget et finance

• Appui à la commande et facturation

• Établissement des bons de commande pour les prestations transverses DDDIT ou spécifique à la Direction

• Gestion des fournisseurs associés: restauration, matériels, fournitures, séminaires,...

• Interface avec le fonctionnement du circuit CSP comptabilitéet achats pour la partie commandes