Assistant Polyvalent & Flotte Automobile H/F Groupe Parlym

Rattaché au service des moyens généraux du Groupe PARLYM, et afin d'accompagner la gestion de notre parc automobile, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion de flotte automobile.
VOTRE RÔLE
Vous assurez le suivi administratif et opérationnel du parc automobile du Groupe.
Vous êtes l'interlocuteur privilégié des collaborateurs, des loueurs, des garages, des assureurs et des différents prestataires liés à la flotte automobile.
VOS MISSIONS
Gestion administrative du parc automobile
Tenir à jour la base de données des véhicules et des conducteurs ;
Suivre les affectations, restitutions, transferts et changements de véhicules ;
Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs : contrats de location, cartes grises, assurances, contrôles techniques et documents de bord ;
Organiser la livraison et la restitution des véhicules en lien avec les collaborateurs et les loueurs ;
Suivre les échéances contractuelles et anticiper les renouvellements ;
Gérer les cartes carburant, badges de télépéage et autres équipements associés aux véhicules.
Suivi de l'entretien et des incidents
Planifier et suivre les opérations d'entretien, de révision, de contrôle technique et de remplacement des pneumatiques ;
Coordonner les interventions avec les garages, loueurs et prestataires ;
Assurer le suivi administratif des sinistres, pannes, réparations et véhicules de remplacement ;
Relancer les collaborateurs et les prestataires afin de garantir le respect des échéances ;
Signaler les anomalies, immobilisations prolongées ou situations nécessitant un arbitrage.
Gestion des contraventions
Réceptionner, identifier et traiter les contraventions ;
Effectuer les démarches de désignation des conducteurs dans le respect des procédures ;
Assurer la traçabilité et le suivi des dossiers jusqu'à leur clôture.
Suivi des coûts et reporting
Contrôler les factures des loueurs, garages, assureurs et autres prestataires ;
Identifier les écarts de facturation et assurer le suivi des régularisations ;
Suivre les principaux coûts liés au parc : loyers, carburant, entretien, réparations et sinistres ;
Mettre à jour les tableaux de bord et produire les reportings nécessaires ;
Suivre les kilométrages et alerter en cas de dépassement ou de sous-utilisation des véhicules ;
Participer à l'optimisation des coûts et des procédures de gestion de la flotte.
Accompagnement des collaborateurs
Répondre aux demandes des conducteurs et les accompagner dans leurs démarches ;
Communiquer les règles d'utilisation des véhicules ;
Veiller à l'application de la car policy et des procédures internes ;
Assurer une interface fluide entre les collaborateurs, les services internes et les prestataires.