Secrétaire de Direction Epm Orvault 44 H/F Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

Le secrétariat assure la sélection et la diffusion des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction. Il est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Le secrétariat gère la documentation du service. Il est amené à assurer le remplacement de la responsable du service ressources humaines.
Administration et gestion :

• Gérer le courrier entrant et sortant du service et repartir le courrier dans chaque service. - Renseigner et informer le public, les orienter vers les différents services administratifs.
• Assurer l'accueil téléphonique et la réception des divers messages. Mettre à jour le document « délégation de signature » ainsi que l'annuaire et le trombinoscope ainsi que les organigrammes de l'EPM.
• Enregistrer et diffuser les CRI et CRP et les groupes repas.Répondre aux communications des agents et prendre les messages.
• Procéder à l'enregistrement, à la diffusion et au classement à l'archivage des documents de détention et de secrétariat.
• Renseigner la base documentaire dans le cadre de la labellisation et mettre à jour les données.
• Suivre et actualiser les autorisations d'accès à l'établissement (vérification des pièces d'identité, du FIJAIS).
• Planifier les différentes plages horaires de la salle de réunion pour chaque mois. Organiser et mettre à jour le planning de la direction.
• Mettre à jour les demandes d'habilitation du personnel Unité Sanitaire/SMPR. semaine et les astreintes "direction".
• Élaborer et rédiger des documents administratifs : collecte des informations, rédactions de documents (notes, lettres, rapports, courriers magistrats et rapport d'activité annuel).
• Participer et rédiger le procès verbal du conseil d'évaluation de chaque rapport d'activité.
  Mise en page des documents de labellisation. Rédiger et assurer le suivi du document RPTP.
• Établir les ordres de mission et les frais déplacement pour les agents sur CHORUS DT.
• Créer les comptes téléphonie TELIO pour les détenus (cartes rouge et verte) et actualiser le tableau sur le commun EPM
• Gérer les permis de visite et établir le courrier aux familles.
• Contrôler NED, vérifier et valider les documents en cas de demande de permis de visite déposé par 1 famille.
  Participer et rédiger « le fil de l'eau » de la gestion de crise. Prise téléphonique des rendez-vous parloirs, tous les mardis et jeudis matins.
  
  

Composition et effectifs du service: Dépend en fonction du service d'affectation.

Votre hiérarchie: Dépend en fonction du service d'affectation.

Vos interlocuteurs métiers : Dépend en fonction du service d'affectation.