Secretaire du Pôle des Productions Audiovisuelles H/F Civils de la défense

Vos missions principales sont:

Gestion administrative

Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriels du pôle;
Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les courriers, notes, comptes rendus, feuilles de service et documents administratifs;
Assurer le classement, l'archivage (papier et numérique) et la mise à jour des dossiers de production;
Suivre les circuits de validation administrative et hiérarchique (parapheurs électroniques);
Assurer la planification des agents et son suivi pour les congés, RTT, repos compensateurs et les permissions.

Suivi des productions

Assister les chefs de projets dans le suivi administratif des projets (devis, bons de commande, conventions, contrats, facturation);
Mettre à jour les tableaux de suivi de production et les plannings;
Centraliser et diffuser les informations liées à l'avancement des projets.

Organisation et logistique

Organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements (réservations, convocations, ordres de mission...);
Assurer la coordination logistique lors des missions opérations extérieures.

Interface et coordination

Servir de point de contact entre le pôle, les autres services de l'ECPAD et les partenaires extérieurs;
Faciliter la circulation de l'information au sein de l'équipe;
Travailler en coordination permanente avec l'assistante du chef de pôle afin d'assurer la continuité administrative et le suivi des priorités.

Vos missions secondaires sont:

Soutien au département du pilotage des productions

Réservation de taxis en fonction des feuilles de service (FS), gestion de l'abonnement taxi et certification le cas échéant
Demande de régie;
Demande d'avance de frais de mission;
Archivage sur Acropolis des factures certifiées;
Gestion et rangement de la boîte mail « administration PPA » : attribution des messages et classement dans les dossiers appropriés;
Gestion des biodatas : mise à jour, relance en cas de pièces expirées, ajout lors des nouvelles arrivées ;
Mise à jour des tableaux de suivi (Word et Excel);
Validation des tâches terminées dans l'outil Smart Evo;
Création des ordres de mission (selon organisation retenue).

Appui à l'administration de production (selon organisation et montée en compétence)

Déclarations SDRM et DPAE;
Attribution et suivi des numéros d'objet et de contrat;
Envoi des parapheurs pour signature des contratset mise en ligne des contrats signés sur Acropolis;
Mise en paiement des contrats d'intermittents;
Participation à l'amélioration des procédures internes;
Appui ponctuel à l'organisation d'événements ou de projections;
Contribution au respect des règles de sécurité, de confidentialité et de déontologie propres au ministère des Armées.