Assistant de Direction H/F Voir Ensemble

Sous la responsabilité de la directrice générale, en lien avec les autres fonctions support du siège, vous accompagnerez la Direction générale dans l'organisation de ses activités. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative, la coordination des activités de la direction générale, la gestion et la logistique des réunions et évènements, la communication interne et externe et le support opérationnel et la gestion de projets.

Vos missions s'inscriront dans les principaux domaines suivants :

- Gestion administrative
- Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président
- Préparer, mettre en forme, suivre, reproduire et diffuser tout document : rapports, comptes-rendus, courriers, présentations, rapport d'activité annuel.
- Organiser et classer les documents physiques et numériques
- Suivi administratif : tableaux de bord, reporting, relances, mise à jour de bases de données et fichiers internes, suivi des dossiers transversaux tels des contrats ou des conventions.
- Traiter et enregistrer le courrier entrant et sortant. Le communiquer à la Direction générale et en assurer le dispatching.
- Gérer les habilitations bancaires des nouveaux administrateurs.rices, directeurs.rices et trésoriers de groupe (et retraits des habilitations bancaires)
- Gérer des dossiers administratifs (assurances, legs et assurances vie...)
- Effectuer les déclarations de sinistres du siège auprès des assurances.

- Coordination des activités de la direction générale
- Centraliser, analyser et hiérarchiser les informations entrantes et les communiquer en évaluant et graduant les urgences.
- Interface privilégiée entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes.
- Gérer les priorités, alertes, délais, échéances et engagements de la direction générale.
- Assurer la préparation logistique et documentaire des rendez-vous : dossiers préparatoires, supports de présentation, notes de contexte...
- Suivre et diligenter les actions post-réunion : synthèses, comptes rendus, diffusion, relances.

- Gestion et logistique des réunions et évènements
- Organiser les évènements internes : séminaires, journées d'équipe, CODIR (en lien avec le Directeur national des ESMS), comités thématiques, réunions et événements des instances CA, AG et JNA .
- Assurer la gestion opérationnelle sur place : accueil, coordination des intervenants, résolution d'imprévus.
- Élaborer les ordres du jour, animation logistique des séances, rédaction rigoureuse des comptes rendus.
- Assurer le suivi des décisions, mettre à jour les plans d'actions, relancer les responsables.
- Organiser complètement les déplacements (itinéraires, réservations, notes de frais, dossiers de voyage...).

- Communication interne et externe
- Support opérationnel et gestion de projets
- Logistique et administration générale

- Diplôme d'assistanat de direction (BTS ou Master)
- Maitrise avancée des outils Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Powerpoint, Teams)
- Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques
- Capacités organisationnelles développées
- Connaissance des processus administratifs, comptables et RH courants
- Aisance dans le traitement de données (listes, tableaux de bord)

Nous recherchons un(e) candidat(e) rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) polyvalent(e) et autonome, en capacité d'interagir avec tous types d'interlocuteurs (salariés, partenaires, bénévoles, adhérents...) et respectueux(se) de la confidentialité.

VOIR ENSEMBLE, association nationale fondée en 1927 et reconnue d'utilité publique depuis 1954.

Elle s'inscrit dans la perspective de l'inclusion et de la promotion des personnes aveugles ou malvoyantes dans la société, ainsi qu'à un soutien plus général aux personnes atteintes de déficiences sensorielles.

Animée par des valeurs de solidarité, de respect et d'engagement, l'association accompagne, accueille et héberge les personnes en situation de handicap sensoriel aux travers des 38 établissements et services médico-sociaux qu'elle administre dans ses six régions d'implantation, chacune relevant d'un directeur de pôle.

S'appuyant sur les compétences de ses 500 collaborateurs, de ses 2 000 adhérents, des 50 groupes départementaux et sur un Conseil d'administration engagé, Voir ensemble propose également des activités culturelles, sportives et de loisirs, visant à favoriser l'épanouissement personnel et social des personnes déficientes sensorielles.

VOIR ENSEMBLE recrute un·e Assistant·e de direction (h/f)

CDD (remplacement) - Temps plein - Poste basé à Paris (6ème)

Poste à pourvoir au 16 novembre 2026