Assistant de Gestion Secteur Formation H/F Lynx RH

Lynx RH Serris, cabinet de recrutement spécialisé dans les fonctions tertiaires, recherche pour l'un de ses clients basé à Torcy (77), un(e) Assistant(e) de gestion / RH H/F.

Vous souhaitez rejoindre un poste polyvalent, au coeur du fonctionnement administratif d'une structure, et intervenir sur des missions variées en gestion, RH, comptabilité, reporting et services généraux ?

Vos missions

Rattaché(e) à la direction et en lien avec les différents services et interlocuteurs externes, vous assurez un rôle de véritable relais administratif et organisationnel.

📁 Gestion administrative et suivi des dossiers

- Assurer le suivi administratif des dispositifs d'aide
- Collecter et contrôler les justificatifs nécessaires à la constitution des dossiers ;
- Relancer les interlocuteurs en cas de pièces manquantes ;
- Transmettre les éléments aux organismes concernés ;
- Préparer les synthèses et bilans nécessaires au suivi de l'activité.

📊 Reporting, données et indicateurs

- Collecter, mettre à jour et fiabiliser les données d'activité ;
- Alimenter les tableaux de bord et différents outils de suivi ;
- Participer à l'analyse des enquêtes de satisfaction ;
- Suivre les indicateurs liés aux résultats, à l'insertion professionnelle et à l'activité de la structure ;
- Participer aux enquêtes institutionnelles et réglementaires ;
- Préparer les reportings et supports destinés à la direction.

💰 Gestion comptable et fournisseurs

En collaboration avec le service comptable, vous participez au suivi des opérations courantes :

- Contrôler les factures fournisseurs et leur conformité ;
- Assurer le suivi des règlements et des notes de frais ;
- Rechercher des fournisseurs et prestataires ;
- Solliciter et comparer les devis ;
- Préparer les éléments nécessaires à la validation et à la mise en paiement ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents comptables ;
- Échanger avec le cabinet ou le service comptable externalisé ;
- Participer à la préparation des éléments nécessaires aux clôtures.

👥 Administration du personnel / RH

Vous assurez le suivi administratif quotidien des collaborateurs :

- Mettre à jour les dossiers du personnel ;
- Suivre les absences, retards, récupérations et justificatifs ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers de mutuelle ;
- Organiser et suivre les rendez-vous auprès de la médecine du travail ;
- Participer au suivi des formations et du plan de développement des compétences ;
- Collecter, contrôler et archiver les documents RH ;
- Veiller à la confidentialité des informations traitées.

🏢 Services généraux et organisation

Vous contribuez également au bon fonctionnement quotidien de la structure :

- Gérer les commandes de fournitures, équipements et mobilier ;
- Consulter et suivre les fournisseurs et prestataires ;
- Coordonner les interventions informatiques, télécoms et techniques ;
- Assurer le suivi de la maintenance, de l'entretien et de la sécurité des locaux ;
- Participer à la mise à jour des documents relatifs à la sécurité et aux risques professionnels ;
- Gérer les réservations de salles et la logistique des événements ;
- Organiser les déplacements professionnels et événements internes ;
- Assurer la gestion et la distribution du courrier.

Profil recherché

Titulaire d'un Bac +2 en gestion, administration, comptabilité ou domaine similaire, vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste d'assistant(e) de gestion polyvalent(e).

Une expérience dans le secteur de la formation ou de l'apprentissage constitue un véritable atout.

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Polyvalence et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément ;
- Autonomie et sens des priorités ;
- Réactivité et respect des délais ;
- Aisance relationnelle et qualité d'écoute ;
- Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Esprit d'équipe et force de proposition.
-

Vous êtes également à l'aise avec les outils bureautiques, notamment Excel, Word et PowerPoint, et disposez de bonnes capacités rédactionnelles.

La connaissance du logiciel YPAREO serait un plus apprécié

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Temps de travail : Temps plein

Salaire : 30000 € - 32000 € par an