Secrétaire d'Établissement H/F Fondation La Vie Au Grand Air I Priorité Enfance

La Fondation recrute, pour ses Accueils Educatifs du Montargois au sein du service AEMO/AEMORH/AEDRH, un(e) secrétaire d'établissement (H/F), poste à temps complet (35 heures) en CDD pour un remplacement congé maternité, basé sur Gien et Montargis, à pourvoir dès que possible.

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Sous la responsabilité du Directeur et des cheffes de service, la secrétaire, en binôme avec une autre secrétaire veille et assure l'organisation administrative du service grâce à ses qualités organisationnelles et administratives. Elle est l'interface entre les principaux interlocuteurs externes (familles, partenaires), les interlocuteurs internes, les équipes éducatives et la direction de l'établissement.

AEMO : Habilitation à hauteur de 377 mesures

AEMORH : Habilitation à hauteur de 90 mesures

AEDRH : Habilitation à hauteur de 50 mesures

MISSIONS PRINICIPALES

Organisation administrative

Gestion des dossiers des usagers

MISSIONS DETAILLEES

ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET VIE DE L'ETABLISSEMENT

Accueillir et orienter les visiteurs sur l'établissement.

Assurer le standard téléphonique : filtrage, orientation des appels.

Transmettre les messages (mails, appels et messages téléphoniques) aux interlocuteurs concernés.

Gérer le courrier (départ et arrivée) : Réceptionner et enregistrer le courrier, trier, diffuser.

Mettre en forme et imprimer des courriers et rapports divers.

Gérer le stock et les commandes de fournitures de bureau et fournitures scolaires.

Créer et mettre à jour des documents administratifs (listes diverses).

Imprimer les documents relatifs à la loi 2002-2 (livret d'accueil, projet d'établissement, règlement de fonctionnement) et veiller à la mise à jour des annexes.

Classer et archiver les documents divers.

Mettre à jour le tableau d'affichage : offres d'emploi, affichage légal, vie de l'établissement.

Renseigner et rechercher les informations pour le rapport d'activité de l'établissement.

GESTION DES DOSSIERS DES MINEURS ACCUEILLIS

Réceptionner et transmettre les dossiers d'admission des jeunes.

Renseigner et scanner les informations concernant le dossier des jeunes dans le logiciel Nemo.

Veiller à la mise à jour des informations du dossier des jeunes.

Etablir, via Nemo, la facturation mensuelle ou l'état de présence des jeunes et l'envoyer auprès

des interlocuteurs concernés (service tarification du Conseil départemental et Direction Régionale après validation de la Direction).

Suivre les échéances des décisions et envoyer les documents dans le respect des procédures

et des délais.

MISSIONS PONCTUELLES

Aider à la préparation des salles (réunions, APP, séminaires, formations, élections professionnelles...).

Participer à l'organisation d'évènementiels ponctuels (portes ouvertes, forums emploi, speed dating...).

Participer à la rédaction des rapports d'activité.