Assistant de Direction - Commune de l'Entre Deux H/F Communes
- Entre-Deux - 974
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Apporte une aide permanente au Directeur Générale des Services,
Gérer son agenda, organise les différentes réunions,
Participe aux conseils municipaux, rédige les différents compte-rendu, traite les courriers, gère les plannings des salles d'animation,
Organisation de l'agenda d la direction Générale des Services
- Prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du DGS
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la Direction Générale des Services
- Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction Générale des Services
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jours en concertation avec la Direction Générale des services
- Suivi des Conseils municipaux
- Participation aux différents conseils municipaux
- Prise de note et rédaction des Procès-Verbaux
Soutien à la Direction des Affaires Générale et économiques sur les AOT
Suivi administratif des autorisations d'occupation temporaire (AOT)
- Réception, enregistrement et instruction administrative des demandes d'AOT (domaine public, commerces, marchés...)
- Vérification de la complétude des dossiers et relation avec les demandeurs
- Préparation des projets d'arrêtés et documents administratifs associés
- Suivi des échanges, relances et archivage
- Mise à jour du registre des AOT et des tableaux de bord de suivi
- Mise en forme des bilans AOT
- Suivi des commissions de sécurité en lien avec les AOT
Travail transversal avec le service protocole
Le profil recherché
Relations ponctuelles avec les services;
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers;
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers;
Organiser le classement et l'archivage des dossiers;
Suivi des projets et activités de la direction;
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat;
Suivre l'exécution budgétaire du service;
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service;
Accueil téléphonique et physique au secrétariat;
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent;
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur;
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques;
Organisation et planification des réunions;
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions;
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Discrétion professionnelle
Publiée le 05/09/2026 - Réf : O974260903000073
