Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F VIA VOLTAIRE Association
- Montpellier - 34
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 an min.
À noter sur ce job
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Détail du poste
Au sein de l'association Via Voltaire, vous occupez un poste structuré autour de deux missions principales : l'accueil des publics (physique et téléphonique) et le suivi administratif de la structure.
Vous êtes un point de contact essentiel, à la fois pour les personnes reçues et les partenaires, et pour le bon fonctionnement administratif interne.
Vos missions
1. Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes reçues et partenaires etc.
- Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques
- Gérer la boîte mail générale et transmettre les informations aux personnes concernées
- Faire le lien entre le public et les responsables de l'association
- Représenter l'image de l'association par un accueil soigné et professionnel
2. Suivi administratif
- Mettre à jour et fiabiliser la base de données
- Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers
- Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, convocations, etc.)
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Suivre les factures simples
- Veiller au respect des procédures internes et des délais
3. Support organisationnel (missions complémentaires)
- Participer à l'organisation des réunions et événements de l'association
- Assurer la logistique (réservation de salles, matériel, envoi des convocations)
- Suivre les inscriptions
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Bonne expression écrite et orale en français
- Sens de l'organisation et rigueur administrative
- Aisance relationnelle et sens de l'accueil
- Discrétion et respect de la confidentialité
Profil recherché
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
- Une première expérience dans l'accueil ou l'administration associative est un plus
- Autonomie, polyvalence et esprit d'équipe
Le profil recherché
Compétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Publiée le 04/09/2026 - Réf : 213JCGS
