Responsable Documentation Technique - Génie Civil - CDI H/F Eiffage Génie Civil, Eiffage Métal

Vos missions

Pour faciliter la lecture, l'écriture inclusive n'est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes et aux hommes.

A travers ses projets, Eiffage a une ambition forte : contribuer activement à bâtir un monde plus sobre et plus durable. Cet engagement en matière de responsabilité sociétale et environnementale se matérialise par une stratégie bas carbone ambitieuse qui vise à accélérer la transition écologique, présente dans nos différents projets.

La réalisation de ces projets passe par le partage de valeurs communes : Responsabilité, Exemplarité, Confiance, Transparence, Lucidité, Courage et Pugnacité.

Projets importants que vous connaissez peut-être déjà : le viaduc de Millau, les lignes de métros et gares du Grand Paris, la fondation Louis Vuitton, et le tramway de Bordeaux, entre autres.

VOTRE FUTUR ENVIRONNEMENT

La Direction Opérationnelle Infra Linéaires, appartenant au groupe Eiffage Génie Civil, se compose de 1 400 collaborateurs. Elle regroupe plusieurs activités complémentaires (Terrassement, Assainissement, Chaussées, Pipeline, Dépollution, Déconstruction) qui permettent de réaliser des projets complexes d'infrastructures linéaires.

Rattaché à la Direction du Projet, vous pilotez l'organisation et le fonctionnement de la gestion documentaire du projet. Vous garantissez la fiabilité, la traçabilité et la conformité des flux documentaires et accompagnez les équipes dans l'utilisation des processus et outils GED.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

COORDONNER L'ÉQUIPE DE GESTION DOCUMENTAIRE

• Définir l'organisation générale de la gestion documentaire et les missions de chaque fonction.
• Manager et animer l'équipe de Document Controllers : points réguliers d'information et d'échange.
• Gérer le plan de charge, coordonner les actions et organiser les absences afin d'assurer la continuité de service.
• Contrôler la bonne exécution des tâches quotidiennes de gestion documentaire.
• Participer au recrutement et à l'intégration de nouveaux Document Controllers.

DÉFINIR ET GARANTIR LES PROCESSUS DE GESTION DOCUMENTAIRE

• Rédiger, déployer et tenir à jour les procédures de gestion documentaire applicables au projet.
• Définir les règles de classement, de diffusion, de validation, d'archivage et de traçabilité des documents.
• Veiller au respect des processus documentaires et des exigences applicables par l'ensemble des parties prenantes.
• Identifier les dysfonctionnements et mettre en place les actions correctives nécessaires.

ADMINISTRER ET FAIRE ÉVOLUER L'OUTIL GED

• Définir le paramétrage de la GED et en garantir le maintien opérationnel.
• Administrer les métadonnées, arborescences, groupes d'utilisateurs, droits d'accès et circuits de validation.
• Assurer le suivi des évolutions de paramétrage, des anomalies et des mises à jour de l'outil.
• Rédiger et maintenir à jour la documentation relative au paramétrage et à l'utilisation de la GED.
• Assurer l'interface avec l'éditeur ou le prestataire de la solution GED.

FORMER ET ACCOMPAGNER LES ÉQUIPES PROJET

• Concevoir des supports pédagogiques et des guides d'utilisation des processus et outils de gestion documentaire.
• Organiser et animer les formations destinées aux nouveaux arrivants et aux utilisateurs de la GED.
• Assurer le suivi des personnes formées.
• Apporter assistance et support aux équipes projet et aux Document Controllers.

PILOTER LE REPORTING ET LES INTERFACES

• Coordonner les échanges avec les différents interlocuteurs internes et externes sur les sujets de gestion documentaire.
• Consolider les indicateurs fournis par les Document Controllers et établir un reporting global à destination de la Direction du Projet.
• Suivre notamment les volumes de documents soumis, approuvés, rejetés ou en retard ainsi que les délais de validation.
• Alerter la Direction du Projet sur les dysfonctionnements ou points de difficulté et proposer les actions correctives adaptées.
• Suivre les indicateurs de performance et contribuer à l'amélioration continue des processus documentaires.