Secrétaire Administrative Polyvalent H/F SIAAJ
- Grenoble - 38
- CDI
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 2 ans min.
Détail du poste
Sous la responsabilité des directrices de l'association, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement administratif de la structure, en lien étroit avec l'équipe d'intervenants socio-judiciaire et la direction (équipe pluridisciplinaire de 9 salariés).
Accueil et secrétariat
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion du standard, de la messagerie et du courrier
Suivi administratif des mesures judiciaires
- Réception et enregistrement des mesures
- Préparation et suivi des dossiers
- Suivi des AFM (enregistrement et relances auprès des juridictions)
- Suivi et mise à jour des données et des tableaux de reporting
- Classement et archivage
Appui aux intervenants socio-judiciaires
- Gestion des rendez-vous et des convocations
- Impression et transmission des rapports
Appui à la direction
- Élaboration et mise à jour de tableaux de bord et statistiques
- Participation aux outils de pilotage et supports internes
Gestion administrative de la facturation
- Saisie et suivi des mémoires via Chorus Pro
- Transmission des factures sur le logiciel FULLL
- Vérification administrative des frais de mission
Tâches annexes
- Gestion des fournitures
- Relation avec les fournisseurs et prestataires (téléphonie, etc.)
Connaissance du secteur socio-judiciaire serait un plus.
Maitrise des logiciels NemoWeb et ChrousPro appréciée.
Type de contrat proposé : CDI
Type d'emploi : Temps plein
Base : 37 heures hebdomadaires avec 13 jours de RTT par an
*** pour postuler lettre de motivation obligatoire en plus du CV ***
Le profil recherché
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Techniques de gestion administrative,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Maitrise outils bureautique (Excel),Création support numérique et communication,Maitrise logiciels NemoWeb/ChrousPro,Rigueur dans la saisie et mises à jour des données,Connaissance du secteur socio-judiciaire,Création outils de reporting / suivi de dossier,Connaissance du public placé sous main de justice
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 02/09/2026 - Réf : 213GVLF
