Assistant Administratif Polyvalent - CDI H/F

Melitta Professional Coffee Solutions

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) H/F en CDI à temps plein.

Rattaché(e) au Responsable de la Planification, vous assurez principalement la gestion administrative des contrats de maintenance et la facturation des prestations techniques.
Vous êtes en lien avec les clients, les techniciens, le service Planification et les différents services internes de l'entreprise.

Vos principales missions
Gestion des contrats de maintenance
- Préparer et établir les propositions commerciales et contrats de maintenance.
- Envoyer les propositions aux clients et en assurer le suivi jusqu'à validation.
- Créer et mettre à jour les contrats dans SAP.
- Assurer le suivi administratif des contrats en cours.
- Veiller à la bonne application des conditions contractuelles.
- Préparer et réaliser la facturation des contrats de maintenance.
- Contrôler les éléments nécessaires à la facturation et traiter les éventuelles anomalies.
- Échanger avec les clients et les services internes concernant les contrats et leur facturation.

Facturation des prestations techniques
- Contrôler les éléments nécessaires à la facturation des interventions.
- Établir les devis liés aux prestations techniques et en assurer le suivi jusqu'à validation.
- Établir les factures correspondant aux interventions réalisées.
- Assurer le suivi des corrections, régularisations ou demandes d'avoir.
- Répondre aux demandes des clients et des équipes internes concernant la facturation.

Appui ponctuel à la planification
En complément de vos missions principales, vous apportez ponctuellement un soutien au service Planification, notamment en cas d'absence d'un planificateur.
Vous pourrez alors être amené(e) à :
- Prendre les appels des clients et enregistrer leurs demandes.
- Planifier les interventions des techniciens lorsque nécessaire.
- Échanger avec les techniciens concernant leurs interventions et leur planning.
- Assurer la transmission des informations entre clients, techniciens et services internes.
Cette activité reste ponctuelle et secondaire par rapport à vos missions de gestion des contrats et de facturation.

Profil recherché
De formation Bac à Bac +2 en gestion administrative, comptabilité, gestion, administration des ventes ou domaine similaire, vous disposez idéalement d'une première expérience en environnement administratif, facturation ou gestion de contrats.

Vous êtes :
- Rigoureux(se), organisé(e) et méthodique.
- À l'aise avec les chiffres et les opérations de facturation.
- Méthodique dans le suivi des dossiers et des échéances.
- À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de gestion.
- Autonome et capable de prioriser votre activité.
- À l'aise dans les échanges téléphoniques et écrits.
- Doté(e) d'un bon relationnel et d'un véritable esprit d'équipe.

La connaissance de SAP constitue un réel atout.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et aimez le travail bien fait ?
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