Assistant Administratif & Accueil H/F Vilmorin-Mikado - Groupe Limagrain

Finalité du poste
Au sein du Service Administration de La Costière et rattaché(e) à la Responsable du Service Administratif, vous êtes le premier point de contact du site pour les collaborateurs, visiteurs, fournisseurs, transporteurs et prestataires. Véritable garant(e) de la qualité d'accueil et du bon fonctionnement administratif du site. Votre poste combine accueil, gestion administrative, support logistique et participation à la vie du site.Vos Missions
* Assurer l'accueil physique des visiteurs, fournisseurs, prestataires et transporteurs dans le respect des procédures de sécurité.
* Gérer le standard téléphonique, filtrer les appels et orienter les interlocuteurs vers les services concernés, en France et à l'international.
* Réaliser les tâches courantes de secrétariat : rédaction de courriers et comptes-rendus, mise en forme de documents, classement et archivage.
* Assurer le suivi administratif des dossiers liés à la sécurité, aux formations obligatoires et aux procédures internes.
* Contrôler les notes de frais et accompagner les collaborateurs dans leur saisie et leur régularisation.
* Mettre à jour les bases de données, registres, tableaux de bord et outils de suivi.
* Réceptionner, distribuer et suivre le courrier et les colis, ainsi que les envois et affranchissements (nationaux et internationaux)
* Participer au processus achats
* Assurer la mise à jour des données administratives fournisseurs.
* Organiser ponctuellement les déplacements professionnels (hôtels, taxis) et gérer les réservations de véhicules et de clés.
* Organiser les prestations liées aux réunions et événements.
* Coordonner les interventions des fournisseurs de services (blanchisserie, fontaines à eau, courrier, vêtements de travail etc.).
* Participer aux inventaires et au suivi des consommables.
* Contribuer aux projets d'aménagement et d'amélioration du site.
* Participer aux opérations de rangement, de manutention ou aux interventions de terrain.
* Mettre à jour les outils de communication interne et l'affichage dynamique.