Assistant Administratif en Auto-École H/F

Auto Ecole Tolosane Conduite

Pour notre auto-école à Cugnaux, nous recherchons notre futur/e collaborateur/trice qui pourra assurer l'accueil, le suivi administratif et commercial des élèves ainsi que la gestion courante de l'établissement.

Vos missions principales:
--Accueil et relation clientèle--
Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, prospects et partenaires
Gérer les appels entrants/sortants et la prise de messages
Traiter les réclamations et gérer les situations difficiles
Présenter les offres et formules de formation (code, conduite, forfaits)
--Gestion commerciale et suivi des élèves--
Renseigner les prospects sur les formules de formation
Présenter les tarifs et les modalités de financement (CPF, permis à 1€ par jour, paiement échelonné...)
Argumenter et valoriser l'offre de l'auto-école auprès des candidats
Assurer le suivi personnalisé de l'élève tout au long de son parcours
--Gestion administrative des dossiers--
Constituer et vérifier les dossiers d'inscription (identité, ASSR, ASR)
Créer et suivre le dossier NEPH sur le site de l'ANTS
Inscrire les élèves aux examens du code et de la conduite
Assurer le suivi administratif jusqu'à l'obtention du permis
Archiver les dossiers dans le respect de la réglementation RGPD
--Gestion des plannings--
Planifier les leçons de conduite, séances de code et créneaux d'examen
Coordonner les plannings avec les moniteurs et gérer les imprévus, gérer les conflits d'agenda et prioriser les demandes
Utiliser le module planning du logiciel métier
--Gestion comptable et facturation--
Élaborer les devis et factures (forfaits, options)
Assurer le suivi des paiements, financements CPF et encaissements
Effectuer le suivi des impayés et les relances clients
Transmettre les éléments comptables au cabinet comptable
--Communication écrite et gestion documentaire--
Rédiger les courriers (convocations, relances, attestations) et e-mails professionnels
Rédiger les comptes rendus et notes de service
Assurer le classement, l'organisation et l'archivage des documents papier et numériques
--Gestion administrative simplifiée des moniteurs--
Suivre les plannings, absences, congés et remplacements des moniteurs
Transmettre les informations aux organismes sociaux
Suivre les habilitations et autorisations d'enseigner

Outils utilisés :
Logiciel métier de gestion d'auto-école (élèves, planning, facturation)
Suite bureautique (traitement de texte, tableur)
Messagerie électronique et outils collaboratifs
Site de l'ANTS et RDV PERMIS

Afin de mener à bien ces missions polyvalentes, nous recherchons une personne connaissant le fonctionnement d'une auto-école et de la réglementation du permis de conduire, avec une aisance rédactionnelle mais également un excellent relationnel et sens de l'accueil.