Remplacement Agent Administratif H/F

Syndicat Mixte des Ports de L'estuaire

Missions principales
Sous l'autorité du Directeur du Syndicat Mixte, l'agent administratif assure les missions administratives courantes, le suivi de dossiers spécifiques ainsi que l'appui administratif et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement du Syndicat Mixte.
Gestion administrative courante
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les usagers et interlocuteurs vers les services ou personnes compétentes.
- Réceptionner, enregistrer, transmettre et assurer le suivi des courriers et courriels.
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents administratifs et tableaux de suivi.
- Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers administratifs.
- Participer à la préparation et au suivi des dossiers administratifs du Syndicat Mixte.
- Assurer la mise à jour de documents et de bases de données nécessaires au suivi des activités.
Suivi de dossiers spécifiques
- Assurer le suivi administratif de dossiers confiés par la Direction.
- Recueillir, organiser et mettre à jour les informations nécessaires au suivi des dossiers.
- Assurer les relances auprès des différents interlocuteurs et veiller au respect des échéances.
- Préparer les pièces et documents nécessaires à l'instruction et au suivi des dossiers.
- Mettre en place et tenir des tableaux de suivi permettant de suivre l'avancement des dossiers.
- Assurer le lien administratif avec les différents interlocuteurs du Syndicat Mixte.
Gestion des plannings et organisation
- Assurer la gestion et la mise à jour des plannings de réunions, rendez-vous et différentes échéances.
- Organiser les rendez-vous et réunions en lien avec la Direction et les services.
- Préparer les convocations, ordres du jour et documents nécessaires aux réunions.
- Anticiper les échéances et assurer les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
- Participer à l'organisation matérielle des réunions et rendez-vous.
Rédaction et suivi des réunions
- Participer aux réunions organisées par le Syndicat Mixte lorsque cela est nécessaire.
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunions.
- Mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents associés.
- Assurer le suivi des décisions et actions identifiées lors des réunions.
- Mettre à jour les tableaux de suivi correspondants.
Assistance administrative au Directeur
- Assurer un soutien administratif quotidien auprès du Directeur.
- Préparer les dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et réunions.
- Réaliser des recherches et recueillir les informations nécessaires à la préparation de dossiers.
- Rédiger ou mettre en forme certains courriers, notes et documents à la demande du Directeur.
- Assurer le suivi des demandes et échéances confiées par la Direction.
- Faciliter la circulation de l'information entre la Direction, les services et les différents interlocuteurs.