Régisseur·e Administratif·ve et Documentaliste - Collection H/F CIPAC

Mission(s)

Suivi des acquisitions d'oeuvres et de la constitution de la collection:

• Participe à la préparation et contribue au bon déroulement des comités techniques d'acquisitions: réception des candidatures, préparation des documents de présentation, organisation logistique des réunions...
• Prépare, diffuse et veille au retour des documents administratifs, techniques et juridiques nécessaires à l'acquisition des oeuvres en lien avec l'administrateur.
• Réalise l'inventaire en lien avec le régisseur ex situ et réalise les dossiers des nouvelles acquisitions.
• Prépare et assure l'envoi du listing d'assurance annuel comprenant les nouvelles acquisitions.

Réalisation et suivi de la documentation scientifique des oeuvres:

• Assure l'enregistrement des fichiers d'oeuvres de la collection et leur suivi sur la base Videomuseum et son application de lecture G-Coll.
• Assure le suivi des évolutions de la base de données des collections en lien avec Videomuseum.
• Organise et enrichit la documentation du service collection.
• Constitue et assure le suivi de la conservation physique et numérique des dossiers d'artistes et des dossiers d'oeuvres.
• Procède à l'inventaire des dossiers d'oeuvres (papier et numérique) et enrichit les dossiers (nouvelles prises de vue...).
• Réalise les documents techniques des oeuvres en lien avec le régisseur ex situ / collection.
• Suit la rédaction des notices des oeuvres de la collection.
• Initie et réalise les actions de récolement en lien avec le régisseur ex situ / collection.

En lien avec le service communication:

• Participe à la mise à jour du site internet pour sa rubrique Collection (présentation, acquisitions récentes, comité d'acquisition, demandes de prêts...).
• Veille à la transmission des informations pour la bonne mise à jour des prêts d'oeuvres de la collection.
• Suit la mise à jour et les évolutions de la base de données en ligne des collections.

Conservation - restauration
En lien avec le régisseur ex situ / collection:

• Effectue des contrôles réguliers des conditions environnementales et procède au suivi sanitaire.
• Évalue les risques liés à la sécurité et la sûreté des collections.
• Participe au choix des matériaux de construction et d'emballage pour la conception des conditionnements.
• Assure le suivi général de l'état des oeuvres de la collection
• Organise et prépare les campagnes de conservation-restauration validées par le comité de restauration.
• Assure le suivi du programme annuel de conservation-restauration et organise les étapes de sa réalisation.
• Élabore les cahiers des charges pour la consultation des fournisseurs et prestataires, et veille à son respect.
• Suit les interventions de conservation-restauration.
• Enregistre les opérations de conservation-restauration sur la base de données des collections.

Assurance et sinistre

• Gère les sinistres liés à la collection et suit les dossiers d'assurance: déclaration, devis, restauration, enregistrement.
• Veille à l'envoi des valeurs d'assurance aux partenaires.

Mouvement des oeuvres

• Prépare et organise les comités de prêt mensuels.
• Organise et rassemble les éléments nécessaires aux prêts, aux dépôts et aux transports des oeuvres en lien avec le régisseur ex situ / collection.
• Rédige et assure le suivi des conventions de prêts et de dépôt en lien avec l'administrateur.
• Enregistre l'ensemble des mouvements et des constats sur la base de données des collections.