Office Manager H/F Scalian
- Gémenos - 13
- CDI
- Bac +2
- Secteur informatique • ESN
- Exp. 7 ans min.
À noter sur ce job
Vous avez ces compétences ? Cliquez dessus pour les ajouter rapidement à votre profil !
Les missions du poste
Mission
Véritable pilier du fonctionnement quotidien de l'agence, l'Office Manager assure la gestion des services généraux, l'accueil et la coordination administrative du site. Il/elle contribue à la qualité de vie au travail, au respect des obligations sécurité/conformité et apporte un support opérationnel aux équipes business et management.
Activités :
1. Gestion des moyens généraux et de l'environnement de travail
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
- Piloter les relations avec les prestataires du site (ménage, maintenance, sécurité, etc.)
- Suivre les incidents et demandes liés aux locaux
- Organiser et optimiser les espaces de travail (bureaux, salles de réunion, espaces communs)
- Gérer les commandes et le suivi des fournitures
- Assurer l'interface avec les services généraux centraux
2. Accueil et support logistique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs externes
- Gérer les badges d'accès et les registres visiteurs
- Coordonner les livraisons et réceptions de colis
- Organiser le support logistique lors des formations, audits, réunions clients ou événements internes
- Veiller à la qualité de l'expérience d'accueil sur site
3. Sécurité, conformité et environnement de travail
- Constituer et suivre les dossiers d'habilitation des collaborateurs
- Gérer les plans de prévention internes et clients
- Assurer le suivi des accès aux sites clients
- Superviser le suivi des équipements de protection individuelle (EPI)
- Mettre à jour les registres sécurité et les affichages réglementaires
- Participer à l'organisation des formations santé et sécurité au travail
- Contribuer à la prévention et au suivi de la sécurité incendie
- Participer à la mise en oeuvre des actions RSE au sein du site
4. Animation de la vie d'agence et expérience collaborateur
- Organiser les événements internes et temps conviviaux
- Participer à la communication interne locale
- Assurer l'accueil et l'onboarding administratif/logistique des nouveaux collaborateurs
- Mettre en oeuvre des actions favorisant la qualité de vie au travail (QVT)
5. Support business et opérations
- Participer à la mise en forme de supports commerciaux et de présentations
- Apporter un support administratif dans le cadre des appels d'offres
- Produire et consolider des reportings et tableaux de bord pour les managers
- Coordonner la mise à disposition des équipements informatiques et téléphoniques lors des démarrages de mission
Le profil recherché
Compétences comportementales
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités
- Sens du service et bon relationnel
- Polyvalence et autonomie
- Rigueur administrative et sens de la confidentialité
- Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et sujets simultanément
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)
- Dynamisme et proactivité
- Esprit d'équipe
- Sens pratique et réactivité
- Capacité d'adaptation
- Orientation solutions
Infos complémentaires
Quelles seront les prochaines étapes ?
- Echange en visio avec l'équipe Talent Acquisition
- 1er entretien avec le Responsable de la division
- 2nd entretien avec le Directeur de la BU
#LI-CM4
Scalian en images
Publiée le 28/08/2026 - Réf : REF6325N
