Assistant Administratif - Assistante Administrative de Projet H/F
Ass Institut Scientifique Europ E.S.I.
- Archamps - 74
- CDI
- Télétravail partiel
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Les compétences pour ce job
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Détail du poste
Rejoindre ESI Archamps, c'est participer à une mission éducative et scientifique de haut niveau dans un cadre multiculturel. Les écoles de l'ESI attirent un public international d'étudiants (Master, Doctorat) et de professionnels. Les enseignements sont majoritairement dispensés en langue anglaise et française.
Description du poste En qualité de Assistant(e) suivi administratif chargé(e) de projet comptabilité (80 % ETP), vous assurerez au quotidien la gestion administrative et financière liée à l'organisation des écoles et activités de l'institut. Vous participez au suivi des budgets, au traitement des factures, aux opérations de saisie comptable et au contrôle des pièces justificatives, demande de subvention en lien avec la direction et les partenaires. Vous veillez au respect des procédures administratives, comptables et des délais, tout en apportant un soutien aux équipes pédagogiques et techniques. Vous aurez également un volet accueil et animation en plus de l'aide à la préparation logistique des événements (inscriptions, déplacements, hébergements, relations avec les prestataires et à la mise à jour des bases de données et dossiers internes. Ce poste en CDI (80 % ETP) est proposé en mode hybride : il est basé à Archamps, avec une partie des tâches pouvant être réalisée en télétravail en dehors des temps de présence obligatoires sur les temps d'accueil des écoles environ 110 jours par an à pourvoir en octobre 2026.
Nous cherchons une personne très organisée, adaptable, motivée et ouverte pour intégrer une équipe qui performe dans la bonne humeur.
Ce poste est susceptible de nécessiter occasionnellement un travail en dehors des heures de bureau le soir et le week-end (environ 3 par an) lors de la présence des écoles.
Le profil recherché
Compétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils numériques
Langues: Anglais exigé
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Autres enseignements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 25/08/2026 - Réf : 212WLGV
