Gestionnaire Référent Ade - Fseg H/F

Université Paris Est Créteil (UPEC)

Missions :
Le / La référent(e) ADE, placé(e) sous l'autorité de la responsable administrative et de la responsable de la scolarité de la composante, est chargé-e d'organiser, de gérer et d'optimiser la planification de l'ensemble de l'offre de formation (licence et master) portés par la FSEG dans l'outil de gestion ADE. Il/elle assure la cohérence des EDT, la disponibilité des ressources (salles, enseignants, groupes d'étudiants) et contribue au bon déroulement de l'année universitaire.
Le / La référent(e) ADE est la personne ressource pour toutes les questions liées à ADE au sein de la composante. Ses missions sont réalisées en étroite collaboration avec les gestionnaires de scolarité, les enseignants / enseignants-chercheurs, les vacataires de la composante.

Activités principales :
1. Organisation et planification des enseignements sur l'outil ADE
- Collecter auprès de la direction de l'offre de formation et de la vie étudiante les maquettes votées en CFVU nécessaires à la planification des EDT de l'ensemble de l'offre de formation ;
- Paramétrer l'outil de gestion par formation pour permettre la planification des EDT, en garantissant les volumes horaires définis dans les maquettes (CM, cours-TD et TD) ;
- Collecter les disponibilités des chargés d'enseignement avant la saisie des EDT sur l'outil ;
- Collaborer avec le service vacataire pour s'assurer de la légitimité d'un nouveau vacataire à enseigner dans la composante ;
- Saisir les enseignements sur l'outil en les reliant aux chargés d'enseignement les assurant, et en respectant les périodes de placement (semestre 1 et semestre 2) ;
- Notifier les enseignants via ADE une fois la planification réalisée ;
- Intervenir sur l'outil en cas d'annulation d'un cours, et s'assurer de sa reprogrammation avant la fin du semestre.
- Mettre à disposition du référent RH de la FSEG les heures d'enseignement réalisées par les enseignants / vacataires, afin de permettre la validation des services dans l'outil OSE et leur mise en paiement.
2. Planification des salles sur l'outil ADE
- Garantir l'affectation appropriée des salles pour chaque cours de la composante ;
- Collaborer avec le service du patrimoine pour l'obtention des amphithéâtres et des salles mutualisées de l'université gérés par ce service ;
- Collaborer avec les directions et autres composantes de l'université afin de mettre à disposition les salles de la FSEG et de procéder en cas de besoin à la réservation de salles et amphis d'autres composantes ;
- Participer aux réunions de placement des cours par semestre, animées par la direction du patrimoine.
3. Planification des examens sur l'outil ADE
- Collaborer avec les gestionnaires de scolarité et le service du patrimoine pour la planification des examens de session 1 et de session 2 dans les amphithéâtres de l'université ;
- Participer aux réunions de placement des examens par semestre, animées par la direction du patrimoine ;