Assistant de Gestion H/F Lynx RH

Nous recherchons pour notre client ESN un(e) assistant(e) de gestion. Sous la responsabilité de la directrice commerciale, vous serez en charge d'assister les ingénieurs d'affaires dans le dossiers administratif

Vos missions

1. Assurer la gestion administrative des clients et des commandes

- Gérer l'ensemble des aspects administratifs liés aux clients, aux commandes et aux prestations.
- Assurer le suivi des contrats clients, bons de commande, devis, avenants et documents commerciaux.
- Contrôler la conformité des dossiers administratifs avant le démarrage des prestations ou la livraison.
- Veiller à la bonne intégration et à la mise à jour des informations dans les outils de gestion.
- Assurer le suivi des échéances contractuelles, commandes et renouvellements.
- Garantir la fiabilité et la conformité des données administratives.

2. Piloter le processus de facturation et le suivi financier

- Collecter et contrôler les éléments nécessaires à la facturation : bons de commande, justificatifs, validations, prestations réalisées, etc.
- Préparer, établir et suivre les factures clients dans le respect des conditions contractuelles.
- Assurer le suivi des encours, règlements et relances en collaboration avec la comptabilité.
- Participer au traitement des litiges administratifs et financiers.
- Contrôler la cohérence entre commandes, prestations, factures et règlements.
- Garantir la fiabilité des données de gestion et de facturation.

3. Assurer le suivi de l'activité et des indicateurs de gestion

- Mettre à jour les outils de gestion, ERP et CRM.
- Élaborer et actualiser les tableaux de bord et reportings d'activité.
- Suivre les principaux indicateurs : chiffre d'affaires, facturation, commandes, encours, règlements et rentabilité.
- Contrôler la cohérence des données et identifier les éventuels écarts.
- Alerter les interlocuteurs concernés en cas d'anomalie ou de retard.
- Participer aux clôtures mensuelles et au suivi des données financières.

4. Coordonner les échanges entre les différents interlocuteurs

- Assurer l'interface entre les clients, équipes commerciales, ADV, comptabilité, fournisseurs et équipes opérationnelles.
- Garantir la bonne circulation des informations et le respect des procédures internes.
- Accompagner les équipes commerciales et opérationnelles dans le suivi administratif de leurs activités.
- Participer au suivi des besoins clients et à la gestion des évolutions de commandes ou de prestations.
- Contribuer à la fluidité des processus administratifs, commerciaux et financiers.

5. Contribuer à l'amélioration continue des processus

- Identifier les axes d'amélioration des processus de gestion et d'administration des ventes.
- Participer à l'optimisation des outils de suivi et des méthodes de travail.
- Fiabiliser et formaliser les procédures et bonnes pratiques.
- Participer aux projets de digitalisation et d'automatisation des processus.
- Être force de proposition afin d'améliorer la qualité de service, l'efficacité opérationnelle et la performance du service ADV.

Pré-requis

Connaissance du logiciel SYGES indispensable

Bonne maîtrise des processus ADV et de la gestion administrative.

Bonne connaissance des processus de facturation et de suivi des règlements.

Maîtrise d'Excel et des outils bureautiques.

Expérience sur un ERP ou CRM appréciée.

Bonne capacité à suivre et analyser des données.

Aisance dans la gestion documentaire et le suivi des dossiers.

Profil recherché

Formation

- Bac +2 en Gestion, Administration des Entreprises, Commerce, Administration des Ventes ou formation équivalente.

Expérience

- 2 à 3 ans d'expérience minimum en ADV, assistanat de gestion, assistanat commercial ou gestion administrative.
- Une expérience dans un environnement BtoB est appréciée.
- Une expérience en gestion de commandes et facturation constitue un véritable atout.

Informations complémentaires

Type de contrat : Intérim

Temps de travail : Temps plein

Salaire : 34000 € par an