Assistante de Direction - Administrative H/F
Groupement D'interet Public - Commission
- Mamoudzou - 976
- CDD
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 an min.
Détail du poste
Missions principales :
- Gestion du planning, organisation des déplacements
- Traiter le courrier
- Filtrer les appels téléphoniques
- Frappe de courrier
- Classement
- Rédaction des comptes-rendus
- Préparation des réunions
- Gestion des factures et enregistrement sur logiciel
Activités et tâches :
- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance,
d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre ;
- Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution ;
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ;
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions ;
- Organiser le traitement et la diffusion des informations ;
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
(électroniquement ou papier) et de l'archivage ;
- Prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu
Assurer le secrétariat
- Gestion de l'agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique,
présentation powerpoint...)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Gestion des factures, devis et bon de commande
Le profil recherché
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Logiciels de gestion de base de données,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Principes de base en comptabilité,Techniques de communication interne,Techniques de filtrage d'appels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser une veille documentaire,Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Langues Shiboushi et /ou shimaorais, français
Permis: B mention 79.06 (= EB) exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 20/08/2026 - Réf : 212PFVD
