Agent Administratif Etat Civil - Mairie de Viviers H/F

Communes

L'agent en tant qu' officier de l'état civil par délégation recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service.
Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et les procédures mises en place.
Rédige tout acte d'état civil et assure la tenue des registres.

Missions
Sous l'autorité de Madame le Maire et la responsabilité directe du Directeur Général des Services, l'agent assure un accueil physique et téléphonique de qualité, oriente les usagers vers les services compétents et participe au bon fonctionnement administratif de la collectivité. Il/elle assure les missions énumérées ci-dessous (liste non exhaustive).

Fonctions et activités
1. Standard, accueil, secrétariat et autres missions
- Standard, accueil et renseignement du public
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer le degré d'urgence
- Renseigner et orienter les administrés vers le service compétent interne ou externe à la collectivité
- Noter les messages et demandes des administrés et les transmettre au service concerné
- Courrier
- Réceptionner et enregistrer le courrier
- Traiter les courriers reçus dans EzGED (gestion électronique des courriers)
- Traiter les courriels : répondre, filtrer et transmettre les courriers informatiques
- Participer aux missions d'assistance aux affaires générales traitées par la direction
- Gestion administrative
- Enregistrer et assurer le suivi des demandes d'attestation d'accueil, assurer les recensements du citoyen
- Logistique de l'accueil de la collectivité
- Réceptionner les livraisons prévues et en informer les destinataires
- Organiser et ranger l'accueil : classement, étiquetage, affichage, gestion des stocks (cerfas, dépliants, etc...), archivage, etc...
- Gérer les demandes de réservation des salles et des véhicules de service par les services et élu.es
- Autres missions
- Elections : gestion de la liste électorale et organisation des scrutins
- Participation à la gestion des dossiers funéraires
- Participation à la gestion des archives
- Opérations de recensement de la population
- Veille juridique sur l'ensemble de ces missions



2. Etat civil
- Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d'état civil et de population (carte nationale d'identité, dossier de mariage, pacs, baptême, changement de prénom, changement de nom, duplicata de livret de famille, etc.)
- Etablissement des actes d'état civil et suivi des registres
- Assurer la délivrance des actes
- Réceptionner et instruire les dossiers suivants : transcription de décès et reconnaissance, transcription de décès.
- Préparation des célébrations (mariages, pacs, baptême, etc...)
- Veille juridique