Assistant de Gestion H/F

Sogofim-Soc Grand Orient France Immobil

- Prise en charge des appels téléphoniques
- Traitement des boîtes mail
- Traitement quotidien du courrier SOGOFIM
- Démarches administratives auprès d'organismes publics ou privés (Mairies, Syndic copro)
- Assurer le back-up du secrétariat IOSM/Fondation

Assurance Sogofim :

- Gestion des sinistres Sogofim (déclarations, expertises, indemnisations, relations avec les CDU)

Appels d'offres Sogofim :

- Préparation de dossiers d'appels d'offres
- Envoi convocation des réunions CAO
- Analyse des plis administratifs
- Comptes-rendus de commission

Comités des Utilisateurs SOGOFIM :

- Traitement des demandes d'hébergement et de domiciliation,
- Suivi des mouvements de Loges,
- Suivi des factures de charges des copropriétés,
- Interlocuteur administratif OpenGST,
- Suivi des fluides des sites
- Recensement des effectifs pour facturation

Parkings :

- Prospection locataires,
- Visite, suivi des contrats et des cautions, courriers

Savoir être :

- Autonomie avec un sens de l'initiative et de l'anticipation, dynamique et sachant travailler dans l'urgence. Bon sens relationnel (contact quotidien avec les salariés et les fournisseurs).
- Esprit rigoureux et méthode de travail organisée.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Diplôme BTS ou équivalent + expérience

Description du poste :

Au sein du Grand Orient de France, association philanthropique et humaniste, composée d'un musée, d'une fondation, et d'une société immobilière, vous intégrez le service juridique en tant qu'assistant(e) de gestion, constitué d'une équipe de 3 personnes qui assure l'ensemble des activités de la société immobilière « SOGOFIM ».

Sous l'autorité de la Responsable Administrative et Juridique, vous interviendrez sur tous les aspects suivants :

Administration :

- Prise en charge des appels téléphoniques
- Traitement des boîtes mail
- Traitement quotidien du courrier SOGOFIM
- Démarches administratives auprès d'organismes publics ou privés (Mairies, Syndic copro)
- Assurer le back-up du secrétariat IOSM/Fondation

Assurance Sogofim :

- Gestion des sinistres Sogofim (déclarations, expertises, indemnisations, relations avec les CDU)

Appels d'offres Sogofim :

- Préparation de dossiers d'appels d'offres
- Envoi convocation des réunions CAO
- Analyse des plis administratifs
- Comptes-rendus de commission

Comités des Utilisateurs SOGOFIM :

- Traitement des demandes d'hébergement et de domiciliation,
- Suivi des mouvements de Loges,
- Suivi des factures de charges des copropriétés,
- Interlocuteur administratif OpenGST,
- Suivi des fluides des sites
- Recensement des effectifs pour facturation

Parkings :

- Prospection locataires,
- Visite, suivi des contrats et des cautions, courriers

Services Généraux UES :

Gestion quotidienne, Cleemy et contrats pour tout sujet relevant des services généraux :

- Fournitures, matériel, mobilier de bureau
- Référencements hôtels
- Billetterie congrès, Assemblée Générale
- Préparation de l'Assemblée Générale
- Suivi des contrats, des commandes, des livraisons, contrôle des factures
- Suivi des demandes de renfort de sécurité (JEP, 1er mai, nuit des musées...)
- Déclaration de manifestations extérieures
- Répertoire téléphonique interne

Compétences requises

- Pack office

Savoir être :

- Autonomie avec un sens de l'initiative et de l'anticipation, dynamique et sachant travailler dans l'urgence. Bon sens relationnel (contact quotidien avec les salariés et les fournisseurs).
- Esprit rigoureux et méthode de travail organisée.
- Discrétion et sens de la confidentialité.

Statut et rémunération :

- Diplôme BTS ou équivalent, expérience : 5 à 15 années
- Statut agent de maîtrise
- Poste en CDI
- Rémunération 32 à 38k (sur 13.5 mois)
- Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages :

- Prise en charge du transport quotidien
- Mutuelle prise en charge à 80%,
- Chèque déjeuner de 14€,
- Remboursement Navigo à 100%