Assistant Administratif d'Exploitation et Paie H/F

Coxie Services

Dans le cadre du développement et de la structuration de notre organisation, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) d'exploitation et paie. Ce poste polyvalent occupe une place centrale dans la circulation des informations entre les clients, les équipes de terrain, les responsables d'exploitation et les services administratifs.

Finalité du poste
Assurer le suivi administratif et la coordination des sites confiés au chef d'équipe référent, contribuer à la qualité de la relation avec les clients et les équipes de terrain, prendre en charge l'accueil téléphonique de la société et assurer la gestion administrative du personnel, notamment la préparation des paies et des déclarations sociales nominatives.

Vos missions
Suivi administratif de l'exploitation
Traiter les courriels et demandes concernant les sites suivis par votre chef d'équipe ;
Enregistrer et suivre les réclamations clients ;
Préparer les devis liés aux sites existants ;
Programmer et suivre les interventions ponctuelles ;
Assurer la coordination entre les clients, le chef d'équipe et les agents de terrain ;
Suivre les véhicules rattachés à votre périmètre : entretiens, contrôles techniques, sinistres et documents administratifs.

Accueil et coordination
Répondre aux appels entrants de la société ;
Identifier les demandes et apporter une première réponse ;
Transmettre les informations aux collaboratrices ou responsables concernés ;
Assurer la traçabilité et le suivi des demandes à l'aide d'un journal d'appels partagé.

Administration du personnel et paie
Constituer les dossiers d'embauche et réaliser les formalités administratives ;
Préparer les contrats de travail CDD et CDI ainsi que les avenants ;
Suivre les périodes d'essai, fins et renouvellements de contrats ;
Contrôler les titres de séjour et autorisations de travail et anticiper leurs échéances ;
Gérer les absences, congés, arrêts de travail et dossiers de sortie ;
Recueillir et contrôler les variables de paie ;
Établir et contrôler les bulletins de salaire d'environ 50 salariés ;
Réaliser les DSN mensuelles et événementielles ;
Répondre aux questions courantes des salariés concernant leur situation administrative et leur paie.
La paie et les DSN représentent environ une semaine de travail par mois. Le reste du temps est principalement consacré au suivi administratif de l'exploitation et du personnel.

Devis et appels d'offres
Participer à la préparation des devis pour de nouveaux chantiers ;
Constituer les dossiers de réponse aux consultations et appels d'offres ;
Rassembler les pièces administratives et assurer le suivi des dossiers transmis.

Votre profil
Formation en gestion administrative, ressources humaines ou paie ;
Expérience pratique de la paie et des DSN indispensable ;
Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook ;
La connaissance de la convention collective nationale des entreprises de propreté serait appréciée ;
Une expérience dans une entreprise de services comprenant des équipes de terrain constituerait un atout.

Vos qualités
Rigueur et sens de l'organisation ;
Polyvalence et capacité à gérer les priorités ;
Autonomie et fiabilité ;
Aisance téléphonique et qualités rédactionnelles ;
Sens du service client et du travail en équipe ;
Fort de proposition ;
Discrétion et respect de la confidentialité.

Conditions proposées
Contrat : CDI ;
Temps de travail : 35 heures par semaine ;
Horaires : du lundi au vendredi, de 09h à 13h puis de 14h à 17h ;
Lieu : Caluire-et-Cuire ;
Rémunération : entre 24 600 et 27 100 € brut annuel selon l'expérience et le niveau d'autonomie (rémunération évolutive) ;
Prise de poste : entre octobre et novembre 2026 ;