Assistant Administratif Voirie Espace et Eclairage Public H/F

Communaute D'agglomeration Porte de L'is

Au sein de la direction Voirie, Espaces publics et Eclairage Public de la CAPI , vous assurerez la gestion administrative commune et celle des marchés publics pour, la directrice, les deux responsables de pôles Voirie secteur Est et OUEST, ainsi que pour les deux chargé(e)s d'opérations.

Dans ce cadre, vos activités seront :
Administratif :
o Accueillir et prendre en compte des demandes extérieures par téléphone et physique
o Gérer les arrivées courrier/départ et Chrono, plus logiciel courrier Maarch
o Gérer les parapheurs et circuit des signatures
o Organiser les réunions et gestion des calendriers Outlook
o Rédiger des comptes rendus et diffusion
o Préparation et gestion des commissions voirie en lien
o Suivre les demandes d'alignement des notaires et les géomètres
o Gérer les permissions de voirie et procédure dématérialisée avec la sous-préfecture et le service urbanisme (GNAU)
o Intégration des données du service l'INFRA dans ASTECH,
o Gérer l'archivage
o Être le/la référent.e nouvelle arborescence et des droits d'accès
o En période des congés, organisation du tuilage des activités à même de garantir la continuité de service.
o Assurer la liaison avec les assistantes de la régie de travaux

Comptabilité :
o Assurer le suivi permanent des budgets et mise à jour du tableau de suivi des enveloppes annuelles et des lignes PPI en l'absence de la RAF
o Etablir les bons de commande (Investissement et Fonctionnement) en l'absence de la RAF,
o Assurer le contrôle de gestion des recettes/Dépenses, en collaboration avec les responsables de pôles en l'absence de la RAF
o Préparer et suivre les DM et AS en l'absence de la RAF

Marchés publics :
o Être le/la référent/e MAPA-DEMAT vis-à-vis du service de la Commande publique.
o Préparer et suivre des MAPA 1 et 2 en tant le/la référent/e plateforme « AWS »
o Suivre les marchés d'accord-cadre à bons de commande, tableau de bord

Coordination et relation hors direction :
o Assurer la liaison avec le Vice-Président aux Infrastructures routières et son secrétariat.
o Assurer la liaison administrative avec les secrétariats DGA et Cabinet
o Coordonner avec les autres Directions techniques
- Eau et assainissement
- Agriculture et Environnement
- Transport et mobilités
- Aménagement
- Economie
- Bâtiments communautaires
o Être le/la référent/e sur les formations administratives et restitution des contenus aux
collaborateurs

Savoir et dasavoir faire:
Connaissance de l'environnement territorial
Connaissance de l'organisation administrative de la CAPI
Connaissance des règles de comptabilité publique et marchés publics
Maitriser l'utilisation des logiciels métiers de la collectivité : Logiciel de finances publiques CIRIL,
Logiciel SIG Ellix pour consultation, Logiciel courrier Maarch
Maitriser les techniques rédactionnelles des écrits professionnels

Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d'année Autres avantages : RTT + Chèques-Déjeuner + Épargne chèques vacances + Comité des oeuvres sociales + participation employeur mutuelle et prévoyance sous conditions.