CDD - Assistant·e de Departement H/F SGDF

L'association Scouts & Guides de France, mouvement d'éducation populaire reconnu d'utilité publique (140 salariés sur 8 établissements, 100 000 adhérents adultes & enfants dont 32 500 bénévoles) recrute un Assistant ou une Assistante de département H/F, en CDD 2 mois dans le cadre d'un remplacement.

Au sein du département Méthodes Educatives, l'assistant ou l'assistante de département a pour mission le secrétariat général du département, l'appui à la déléguée nationale et aux équipes bénévoles et salariées du département.

L'assistant ou l'assistante de département peut être amenée à participer aux temps forts de l'association.

Vos missions, non exhaustives, sont les suivantes :

MISSION 1 / Gestion administrative du département

- Traiter les différents courriers et colis
- Assurer des envois spécifiques = Brevets scouts du monde, ouvertures des groupes et unité
- Traiter les commandes et la mise à disposition de matériel pour les équipes bénévoles et salariées
- Mettre à jour et partager les invitations de l'agenda
- Faire le lien avec le contrôle de gestion pour les aides financières aux ouvertures de groupes et d'unités
- Mettre en place un système d'archivage des documents et outils du département et assurer son suivi, en lien avec la déléguée nationale méthodes éducatives
- Être en soutien administratif aux équipes du département en fonction des projets : rédaction des comptes rendus et mise en ligne, impression de documents
- Soutien à l'organisation des rencontres et évènements

MISSION 2 / Soutien aux projets du département

- Être en soutien des projets spécifiques du département
- En lien avec le service camps nationaux, soutenir la gestion et l'administratif des camps nationaux d'année et d'été notamment sur la plateforme de Télédéclaration d'Accueil de Mineurs (TAM)
- Générer les fiches initiales ainsi que les fiches complémentaires d'année pour le département sur TAM, la plateforme de téléprocédure du ministère.
- Assurer le suivi des avis de stages pratiques
- Être en support du service formation pour la recherche et la réservation de lieux de formation
- Editer les cartes des taux de formation une à deux fois par an
- Assurer l'archivage régulier des visas marins délivrés en lien avec la COMMAR
- Assurer la gestion des dossiers des badges de bois en lien avec les bénévoles, suivi et élaboration des procédures avec les chargées d'accueil et l'assistante du DAC
- Assurer le suivi des renouvellements des BAFD
- Traiter l'administratif des équipes sur l'intranet (inscriptions des équipiers, lien avec les services administratifs, ...)
- Traiter les retours NPAI des revues
- Assurer les extractions et tris d'adresses pour les envois liés au département (revues / outils)