Assistant Formation Paris 19Eme CDI H/F Paris Habitat

Au sein de notre Centre des Métiers situé dans le 19ème arrondissement de Paris, l'Assistant(e) de Formation, travaille au sein d'une équipe de 10 personnes. Il/elle contribue à l'amélioration continue de la qualité des formations en garantissant la satisfaction de nos collaborateurs.

Missions principales :

Logistique et accueil

• Accueil physique et téléphonique et gestion les échanges par mail ou téléphone
• Accueillir les participants et les formateurs externes (aide à l'installation des outils et au Wifi - ouverture du Centre de Formation à 8h15)
• Mettre en place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires
• Gérer la logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques et passer les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau et consommables)
• Veiller à la bonne tenue des salles de formation, à l'affichage et à la propreté des lieux
• Assurer le suivi du règlement des notes de restaurant
• Gestion de la logistique évènementielle : séminaires, campus

Gestion administrative / Mise à jour des bases de données et des outils de gestion dans le cadre de l'implémentation de Cegid formation

• Inscription des participants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation) et gestion des demandes d'habilitations informatiques si besoin
• Suivi des absences en formation et relances auprès des managers
• Enregistrement des factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / mise à jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec les chargés de formation - tableau Excel de suivi financier)
• Création des dossiers individuels de formation

• Planification et suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création de session et clôture sur notre outil RH)
• Réservation des salles sur le planning et préparation des salles la veille