Secretaire de Direction H/F

Proch'Emploi

Proch'Emploi recrute pour le compte d'un établissement de santé situé à Amiens, un Secrétaire à la Direction Générale H/F dans le cadre d'un remplacement.

Vous souhaitez rejoindre un environnement hospitalier et mettre vos compétences organisationnelles et administratives au service d'une direction ? Ce poste vous permettra d'être au coeur du fonctionnement de la Direction Générale et d'assurer la coordination de nombreuses activités administratives.

Les conditions

Lieu : Amiens
Contrat : CDD de 3mois renouvelable dans le cadre d'un remplacement
Temps de travail : 37h30 par semaine
Horaires : 9h00 - 17h00, avec 30 minutes de coupure

Vos missions

Rattaché à la Direction Générale, vous assurez la réception, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liés à la Direction.

À ce titre, vous serez notamment chargé de :

• Accueillir et orienter les professionnels, partenaires et visiteurs.
• Organiser les réunions, rendez-vous et événements.
• Gérer les agendas et assurer la prise de rendez-vous.
• Préparer les réunions et rendez-vous : convocations, dossiers, organisation logistique...
• Prendre des notes et mettre en forme les courriers, notes de service et différents documents de la Direction Générale.
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques ainsi que les messages électroniques, en assurant le suivi nécessaire.
• Traiter les courriers, dossiers et documents : enregistrement, tri, diffusion et archivage.
• Assurer l'ouverture du courrier postal des différentes directions et la ventilation du courrier.
• Élaborer et suivre le tableau prévisionnel des congés de la Direction et de ses adjoints.
• Participer à l'organisation des Comités de Direction : planning, ordres du jour et diffusion des comptes rendus.
• Élaborer les avis et délibérations du Conseil de Surveillance et assurer leur transmission.
• Relire les projets de délégations de signature et participer à leur publication.
• Assurer la tenue et le suivi des registres : avis, décisions, délibérations et notes de service.
• Assurer la gestion administrative des évaluations des Directeurs Adjoints.

Le poste comprend également des missions de supervision de l'agenda du Président de la CME ainsi que des missions de suppléance auprès du secrétariat de la Direction des Soins.

Le profil recherché

Vous êtes titulaire d'une formation de niveau Bac +2 dans le domaine administratif, du secrétariat ou de la gestion.

Vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste similaire et maîtrisez les outils bureautiques.

Vous êtes reconnu pour :

• Votre organisation et votre rigueur.
• Votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Votre discrétion et votre respect de la confidentialité et du secret professionnel.
• Votre autonomie, votre réactivité et votre capacité d'anticipation.
• Votre sens des priorités et votre capacité à prendre des initiatives.
• Votre aisance relationnelle et votre capacité d'adaptation.

Une connaissance de l'environnement hospitalier, du droit hospitalier ou du fonctionnement d'un établissement de santé constitue un atout.

Sans retour de notre part sous 15 jours, veuillez considérer que votre candidature n'a pas été retenue.