Assistant·e de la Délégation Ess France Outre-Mer H/F

Ess France Outre-Mer

Sous la responsabilité des Co-délégué-es et en lien avec l'équipe, vous assurez la coordination opérationnelle de la délégation :

- Coordination de la délégation
Assurer la gestion et la priorisation des agendas des Co-déléguées (rendez-vous, déplacements, réunions, événements) ;
Anticiper les temps forts politiques, institutionnels et de réseau (rencontres ministérielles, partenaires nationaux, européens, internationaux, instances CRESS) ;
Préparer, en lien avec l'équipe, les briefs, notes de contexte, éléments de langage et dossiers nécessaires ;
Appuyer au séquencement des dossiers, en proposant des priorisations et des circuits de validation.
Veiller à la préparation, à l'organisation et au respect du calendrier des instances de gouvernance (CA, AG, bureaux, comités), ainsi qu'à la conformité des procédures associées (convocations, ordres du jour, procès-verbaux, délibérations, obligations statutaires et réglementaires) ;
Assurer le suivi des décisions prises par les Co-délégué.e.s et les instances de gouvernance, coordonner leur mise en oeuvre avec les équipes et veiller à leur bonne exécution dans les délais impartis.

- Appui et suivi des dossiers
Assurer le suivi transversal des principaux dossiers de la délégation (projets Outre-mer, plaidoyer, conventions partenariales, coopérations internationales, dispositifs type CAP ESSor, DLA, etc.) ;
Préparer et actualiser des tableaux de bord et outils de pilotage (planning projets, échéances clés, suivi des livrables, reporting) ;
Contribuer à la rédaction de notes stratégiques, synthèses, comptes rendus et documents de positionnement ;
Veiller au respect des calendriers (appels à projets, programmations, instances, échéances contractuelles).

- Animation de la relation avec les CRESS & partenaires
Être un point de contact privilégié pour les CRESS ultramarines sur certains sujets transversaux (calendrier réseau, événements communs, outils partagés, etc.) ;
Contribuer à l'organisation des réunions de réseau (séminaires, groupes de travail, comités de pilotage) : invitations, ordre du jour, supports, comptes rendus, suivi des décisions ;
Appuyer la délégation dans la relation avec les partenaires institutionnels (État, collectivités, AFD, Europe, autres réseaux de l'ESS) : prises de contact, relances, préparation des rendez-vous.

- Appui à la communication et aux événements
Participer à la préparation de la présence d'ESS France Outre-mer sur les grands événements (forums internationaux, temps nationaux ESS, Mois de l'ESS, etc.) : logistique, coordination des délégations, supports ;
Contribuer à la mise en forme de documents de communication (présentations, fiches projets, éléments de langage, notes synthétiques) en lien avec les collègues en charge de la communication ;
Veiller à la circulation de l'information entre la délégation, les CRESS et les partenaires.

- Soutien administratif et organisationnel de haut niveau
Appuyer à la gestion administrative liée aux activités de la délégation (audit interne, suivi de conventions, échéances de reporting, préparation d'éléments pour les dossiers financiers ou juridiques) ;
Veiller à la qualité et à la structuration des archives (physiques et numériques) des dossiers de la délégation ;
Contribuer à l'amélioration continue des outils internes (procédures, canevas de notes, modèles de CR, etc.) ;
Assurer la gestion des outils numériques de l'institution (Wimi, etc) ;
Assurer la coordination administrative des processus de recrutement (publication des offres, organisation des entretiens, convocations, suivi des candidatures, préparation des éléments administratifs), en lien avec les Co-déléguées ;
Coordonner l'animation interne de la délégation (organisation des cafés virtuels, réunions d'équipe, temps de cohésion et de partage d'information) ;
Préparer et diffuser les notes internes, notes de service et communications organisationnell