Assistant Polyvalent du Pole Echanges et Savoirs - Lattes H/F

Communes

Membre du réseau Internationales des Villes Educatrices, idéalement située entre Montpellier et la mer, à proximité des accès routiers, des gares et de l'aéroport, Lattes, forte de son activité économique est une ville attractive de la Métropole de Montpellier qui propose une multitude de services de qualité à sa population, un espace naturel, un port ainsi qu'une offre culturelle et sportive riche et dynamique.

Sous la responsabilité du Directeur du Pôle Echanges et Savoirs et de la Responsable du Guichet Familles, l'Assistant Polyvalent du Pôle Echanges et Savoirs assure un appui administratif, logistique et organisationnel auprès de la Direction du Pôle Echanges et Savoirs.

Missions principales du poste :

Missions administratives :



Assurer le suivi administratif des dossiers confiés
Rédiger les courriers, notes et documents administratifs
Préparer les ordres de mission
Gérer les conventions administratives
Assurer le classement et l'archivage des documents
Assurer la transmission des documents administratifs vers les écoles (arrêtés, fiches de paie, affiches, titres-restaurant, etc.)
Suivre le courrier par la plateforme C'logik, parapheurs, navette mairie
Gérer les pochettes navette avec les écoles
Assurer le tri des candidatures sur les plateformes dédiées
Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
Gérer les dossiers relatifs au Conseil Municipal et autres instances suivies par le service
Accueillir les visiteurs et orienter les usagers et partenaires
Assurer l'accueil téléphonique du Pôle
Gérer les agendas du service et participer à l'organisation du planning des activités du service
Réserver les salles, véhicules et espaces extérieurs
Gérer les badges d'accès aux différents sites et les badges de stationnement
Missions logisitiques :

Organiser le prêt de matériel
Réaliser les inventaires et tenir le stock du matériel de Mandela
Assurer le suivi des livraisons et réceptionner les marchandises
Organiser la distribution des réassorts du matériel et des produits d'entretien
Effectuer les navettes documentaires entre les sites municipaux
Assurer le lien avec le garage municipal concernant l'entretien et les réparations des véhicules motorisés et non motorisés
Signaler les besoins de maintenance de Mandela via GLPI
Réaliser les demandes de devis
Effectuer les recherches de fournisseurs
Participer au suivi des achats
Autres missions :

Soutien aux manifestations : Participer à l'organisation administrative et logistique des événements du service (ex : fête des écoles, matinée citoyenne, Internationales de la Guitare, manifestations diverses en lien avec le service Festivités)
Renfort transversal : Participer ponctuellement au renfort du guichet familles en fonction des besoins du service et apporter un soutien aux autres agents selon l'activité du service