Assistante Administrative H/F

Bartolo

Mission principale:
La personne recrutée assurera la gestion administrative quotidienne de l'entreprise. Elle accompagnera le directeur, les salariés et le conducteur de travaux en garantissant le suivi administratif des chantiers, la relation avec les clients, les fournisseurs et les organismes administratifs.

Activités principales:

Gestion administrative
- Accueil téléphonique et physique.
- Gestion des courriers et des e-mails.
- Classement et archivage des documents.
- Rédaction de courriers, comptes rendus et divers documents administratifs.
Suivi des chantiers
- Création et mise à jour des dossiers de chantier.
- Préparation des documents administratifs nécessaires au démarrage des travaux.
- Suivi des marchés, devis, commandes et bons de livraison.
- Contrôle et classement des pièces administratives des sous-traitants.
- Suivi des attestations d'assurance et des documents réglementaires.
Gestion commerciale
- Établissement des factures et situations de travaux.
- Relance des règlements clients.
- Suivi des tableaux de bord administratifs.
Gestion des fournisseurs
- Réception et contrôle des factures.
- Préparation des règlements.
- Suivi des commandes.
- Gestion des relations avec les fournisseurs.
Ressources humaines
- Suivi des heures du personnel.
- Rédaction des contrats de travail et avenants
- Préparation des éléments variables de paie.
- Gestion des dossiers salariés.
- Suivi des visites médicales et des formations obligatoires.
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Bonne maîtrise des techniques administratives.
- Connaissance du fonctionnement des marchés de travaux et des documents administratifs du bâtiment.
- Capacités rédactionnelles et sens de l'organisation.
- Gestion des priorités et respect des délais.
Qualités personnelles
- Rigueur et organisation.
- Autonomie.
- Polyvalence.
- Sens du service et de la communication.
- Discrétion et confidentialité.
- Esprit d'équipe.
- Réactivité face aux imprévus.
Profil recherché
- Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, secrétariat ou assistanat.
- Une expérience dans le secteur du bâtiment ou des travaux publics est fortement appréciée.
- Une bonne connaissance des procédures administratives propres au BTP constitue un atout.
Conditions d'exercice
- Poste en CDI.
- Temps plein (39 heures).
- Travail principalement en bureau avec échanges réguliers avec le conducteur de travaux, les clients, les fournisseurs et les organismes administratifs.